Voici un métier qui a émergé dans notre époque numérique et encore plus avec l’explosion du télétravail : assistant numérique.
C’est un emploi lié au travail autonome puisqu’il est exercé par des indépendants, très souvent au service d’autres indépendants.
Que vous soyez d’un côté ou de l’autre, vous vous posez peut-être des questions sur ce terme qu’on rencontre de plus en plus dans nos temps digitaux : c’est quoi un assistant virtuel?
Est-ce une vraie personne? Quelles sont les domaines concernés? Est-ce utile? Pour quel genre de travaux? Tâches administratives, comptabilité, gestion de site web et médias sociaux, appels téléphoniques?
Essayons d’éclaircir ce métier du monde moderne du travail indépendant et des petites entreprises, pour aussi vous aider à déterminer si vous en avez l’utilité ou non.
Assistant virtuel = Assistant personnel ?
Clarifions déjà un point : un assistant virtuel n’est pas une machine ou un logiciel, un hologramme ou encore un assistant vocal comme Alexa ou Siri, c’est une personne en chair et en os, mais qui travaille à distance, d’où le terme « virtuel ».
L’assistant virtuel est généralement recherché par un autoentrepreneur, un travailleur autonome ou un chef d’entreprise qui a besoin d’assistanat pour gérer ou déléguer certaines tâches de son activité.
On peut ainsi parler d’un réel assistant personnel, comme un assistant administratif par exemple, un chargé de création de contenu, un responsable des réseaux sociaux ou encore un commis à la saisie de donnés.
Finalement, on pourrait parler d’une version moderne dématérialisée du métier de secrétaire, étendu à d’autres tâches des métiers de bureau: au lieu d’avoir une personne à plein temps qui gère les rendez-vous, les appels téléphoniques, la compta, ou même la recherche de billets d’avion, c’est une personne à distance qui prend en charge les tâches qu’on lui assigne.
Court terme ou long terme? Les mandats d’assistant virtuel son généralement ponctuels, par exemple pour aider un travailleur indépendant dans une grosse période ou dans un rush, mais certains contrats peuvent s’étaler sur long terme, en devant régulier si les choses marchent bien entre les deux partis.
Quel genre de tâches réalise un assistant virtuel?
La seule limite au métier d’assistant virtuel, c’est justement la virtualité, donc la possibilité grâce aux nouvelles technologies d’effectuer une tâche en télétravail, via un ordinateur, et en utilisant les moyens de communication à distance.
Ainsi, les tâches peuvent aller de la simple saisie de données dans des tableaux Excel à la recherche d’informations sur Internet, la gestion d’agendas de travail, la création du contenu, le community management (gestion des réseaux sociaux), la comptabilité, le gestion d’un site internet et d’articles de blog, la mise à jour de bases de données, ou même la prospection de nouveaux clients pour l’entreprise.
Si dans le principe c’est souvent de déléguer des tâches simples mais répétitives, que l’on peut qualifier de tâches chronophages car elles demandent beaucoup de temps, la spécialisation dans certains domaines comme la rédaction SEO, la traduction, la comptabilité, le graphisme, le webmarketing, la programmation ou encore l’administration permet d’ouvrir les possibilités dans le cadre de la gestion d’entreprise.
Un assistant virtuel pourra ainsi se retrouver à porter une multitude de casquettes selon ses compétences, ce qui pourra aussi jouer dans le taux horaire : le salaire pour une tâche de saisie de données ne sera pas le même que pour de la rédaction SEO.
Pourquoi engager un assistant virtuel?
Voici maintenant la vraie question : quelle est la valeur ajoutée d’un assistant virtuel? Dans quel cas est-ce utile?
On pourrait simplement répondre à cette question avec cette fameuse phrase écrite par Benjamin Franklin en 1748 : « Le temps, c’est de l’argent. »
Et encore plus lorsqu’on est son propre patron, qu’on gère seul(e) son entreprise, et qu’on commence à être victime de son succès lorsque les affaires roulent, et qu’on a de plus en plus de choses à gérer en dehors de notre activité même.
Un assistant virtuel, même s’il représente une dépense, permet de sauver un temps précieux qui pourra être consacré à mieux faire avancer sa compagnie, sans avoir à constamment délayer son travail à cause des tâches connexes impliquées : administration, réseaux sociaux, comptabilité, ou encore gestion logistique.
On appelle ces tâches des tâches chronophages, car elles consument du temps, du temps que, lorsqu’on est travailleur autonome, on ne pourra pas consacrer à son activité, mais aussi à son bien-être ou encore sa famille, lorsqu’on parle de concilier vie professionnelle et vie personnelle.
Exemple : Evelyne est couturière-designer, et elle doit travailler sur une grosse commande pour un client important qui doit être livrée dans 3 semaines. Pour y arriver, elle doit réaliser environ 6 heures complètes de couture par jour, ce qui demande déjà beaucoup d’énergie et de temps.
Cependant, elle doit aussi, dans ces 3 semaines, s’organiser pour louer un véhicule pour aller remettre la commande au client, réserver un billet d’avion et un hôtel pour assister à un évènement incontournable de la mode à Vancouver qui lui permettra d’étendre son réseau et trouver de nouveaux clients, faire imprimer des nouvelles cartes de visite, réaliser 2 ou 3 publications par semaine sur ses médias sociaux pour partager l’avancement de ses projets, répondre aux commentaires sur Facebook, Twitter et Instagram, et mettre à jour le blog de son site Internet, tout en relançant deux clients importants pour des contrats à la fin de l’année, et placer en conséquence une commande de tissus.
Elle doit aussi aller chercher sa fille à l’école chaque soir, aller à son cours d’escalade le mardi, avancer son cours d’espagnol, et faire l’épicerie, cuisinier, etc…
Si Evelyne fait toutes les tâches de gestion en parallèle de la couture, ses journées approcheront plutôt 8 à 9 heures de travail, ce qui consommera son temps et son énergie, risquant d’avoir des répercussions sur sa vie et ses projets personnels.
En fait elle risquerait sûrement de se retrouver prise par le temps et vite submergée, en ayant possiblement de la difficulté à gérer la suite de son année si elle veut finir à temps le travail de couture du dans 3 semaines.
En engageant un assistant virtuel, elle pourra déléguer toutes les tâches connexes et parallèles, se gardant une heure ou moins par jour pour communiquer avec l’assistant et lui envoyer les informations nécessaires, et elle pourra garder un rythme de travail plus sain, fournir un travail de qualité pour son client dans 3 semaines, tout en assurant la suite de son année et futurs contrats de travail, et sans délaisser sa fille et sa vie personnelle.
Ainsi, l’investissement dans un assistant virtuel, payé deux à trois heures par jour pendant ces 3 semaines, lui permettra de passer à travers cette période occupée tout en assurant la pérennité de son entreprise et donc sa viabilité financière en assurant les contrats en cours tout en prévoyant les prochains, en assurant sa bonne présence sur Internet et les réseaux sociaux, et en fournissant un travail de qualité.
Les dépenses engendrées par le recrutement d’un assistant virtuel peuvent alors s’avérer très utiles, sauvant beaucoup de temps, et donc de l’argent sur le long terme.
En avez-vous besoin?
Pour savoir si vous avez besoin des services d’un assistant virtuel, vous devez estimer le temps consacré à certaines tâches en dehors de votre travail même, et à quel point ces tâches peuvent d’une part être déléguées, comme des tâches répétitives, et d’autre part à quel point ces tâches peuvent s’accumuler et vous empêcher d’avancer dans d’autres projets.
En gros, vous devez évaluer à quel point vous auriez besoin d’aide, et qu’engager un assistant virtuel deviendrai rentable dans votre situation, en vous sauvant un temps précieux.
Heures non-facturables : c’est un terme utilisé dans la gestion d’entreprise, et il concerne beaucoup les travailleurs autonomes. Les heures non-facturables sont toutes les tâches impliquées par la gestion de l’entreprise en dehors de l’activité facturable aux clients, donc des contrats de travail pour lesquels on est rémunéré.
On y retrouve la gestion administrative, la comptabilité, mais aussi la promotion, la publicité et prospection de nouveaux clients, la formation ou encore le développement personnel.
Selon certains experts, ce temps non-facturable peut représenter de 40 à 60% des heures de travail d’un indépendant : plus ce pourcentage est élevé, plus le besoin d’un assistant virtuel pourra être justifié.
Pour en savoir plus sur les heures non facturables, vous pouvez consulter notre article sur comment calculer son taux horaire, qui évoque ce temps nécessaire à la gestion de la compagnie en dehors de l’activité elle-même.
Plusieurs situations et cas de figures peuvent ainsi justifier le recrutement d’un assistant virtuel, en impliquant beaucoup d’heures non-facturables et de tâches chronophages pouvant nuire au bienêtre professionnel mais aussi personnel.
Situation de rush / période occupée : Dépendamment du domaine, par exemple la période de Noël si on est dans une industrie reliée, l’été si on est dans le tourisme, ou simplement dans un rush comme dans notre exemple, un assistant virtuel sera rentable pour déléguer certaines tâches de gestion ou certaines parties du travail.
Augmentation de l’activité : Certains travailleurs autonomes peuvent connaître un certain succès dans les affaires, sans pour autant justifier le fait de changer de statut d’entreprise pour engager du personnel à temps plein, et simplement avoir besoin d’aide quelques heures par semaine pour déléguer certaines tâches, que ce soit du soutien administratif.
Développement de projets : Dans le cadre d’une entreprise individuelle, il est parfois difficile de trouver le temps de travailler sur le développement, des projets pour l’avenir de la compagnie, mais qu’il faut faire en parallèle des projets en cours : en déléguant des tâches à un assistant virtuel, on pourra faire la place dans notre emploi du temps pour travailler sur le développement.
L’assistanat virtuel : un vrai métier pour des vrais besoins
Ainsi, un assistant virtuel est un vrai travailleur qui offre un soutien essentiel à un autre travailleur indépendant, pour des besoins essentiels dans notre monde professionnel contemporain.
Peu importe sa forme et le style de tâches, que ce soit pour offrir un simple soutien administratif avec des tâches répétitives, du remplissage de tableaux Excel, envoyer des courriels, ou pour des tâches plus spécialisées pour déléguer une partie des projets, comme de la création de contenu, de la traduction, de la programmation ou encore de la gestion de médias sociaux, l’aide d’un assistant virtuel s’avère très rentable dans certaines situations.
Le besoin d’un assistant s’évaluera notamment lorsqu’une charge de travail devient trop élevée pour un entrepreneur individuel, ou lorsqu’il veut se libérer du temps pour avancer d’autres projets professionnels ou personnels.
On peut aussi évoquer, selon le domaine ou la situation professionnelle, l’évaluation du temps non-facturable, c’est-à-dire toutes les tâches connexes à l’activité de la compagnie comme la gestion administrative, comptable ou encore le développement et la prospection de clients, qui peut parfois justifier le recrutement d’un assistant virtuel.
Ce métier peut alors prendre plusieurs formes, notamment dans le temps : si c’est souvent des piges ou contrat à court terme, comme pour du renfort sur un projet pendant quelques semaines ou mois, il peut aussi devenir régulier, certains assistants virtuels cumulant plusieurs contrats et clients chaque mois.
Si vous êtes intéressé par ce métier, vous pouvez consulter notre article « Comment devenir assistant virtuel au Québec ».
