Si vous avez déjà essayé de travailler dans un espace encombré et désorganisé, vous savez à quel point c’est difficile.
Pour être plus productif, vous avez besoin d'un endroit pour chaque chose afin que vous puissiez trouver ce dont vous avez besoin à la minute où vous en avez besoin.
Une productivité accrue profite à la fois aux travailleurs autonomes et aux entreprises, car les entreprises peuvent se permettre de payer plus sans augmenter de manière significative les coûts unitaires de main-d'œuvre.
Si vous voulez faire votre travail mieux que jamais, obtenir l'augmentation que vous méritez et devenir un atout pour votre entreprise, il est maintenant temps d'organiser votre espace de bureau. Voici quelques façons de vous organiser pour être productif.
Conseil n° 1 : Tout localiser
Vous avez probablement déjà entendu le dicton « une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ».
Cela vaut dans la vie en général, et bien évidemment, dans le cadre professionnel également. En effet, si votre bureau est encombré de dossiers et de papiers empilés les uns sur les autres, vous ne trouverez jamais ce dossier client important à temps.
Raison pour laquelle il est préférable de classer ce dossier et tous les autres dans un rangement à portée de main. Le classement peut se faire par ordre alphabétique, et en tenant compte des couleurs.
Vous pouvez par ailleurs classer les dossiers en fonction des délais, en mettant un accent sur les plus urgents.
Ainsi, au lieu de passer 10 minutes à chercher un document, vous ne prendrez plus que quelques secondes pour le retrouver.
Conseil n° 2 : Utiliser l'aromathérapie
L'odorat est l'un des sens les plus influents. Des recherches ont montré qu’il pouvait avoir un impact important sur la productivité.
N’hésitez donc pas à mettre votre odorat en éveil à afin de devenir plus productif. Pour cela, vous devez miser davantage sur des produits naturels.
Bien évidemment, les produits chimiques puissants contenus dans votre nettoyant pour vitres et vos lingettes désinfectantes sont utiles lorsqu’il s’agit d’éliminer les bactéries.
Cependant, leur toxicité et leurs fortes odeurs peuvent affecter négativement votre concentration et être nocifs sur le long terme.
Les produits chimiques à base d’ammoniac peuvent même endommager les écrans de vos appareils.
Les parfums qui émanent de ces substances peuvent également affecter l’humeur et vous rendre plus irrité.
Le passage à des produits entièrement naturels et à des produits chimiques inodores peut alors vous aider à améliorer votre efficacité au travail.
Pour ce faire, vous pouvez utiliser des huiles essentielles comme le citron, la lavande ou la cannelle. Ces senteurs ont une influence positive sur la concentration au travail.
Conseil n° 3 : Diviser l'espace en zones de travail
Certains bureaux sont plus faciles à organiser que d’autres. Et cela ne s’explique pas seulement par le volume de la pièce.
Bien au contraire, d’autres détails plus importants tels que la présence des meubles de rangement, le volume du mobilier de bureau, et même la forme de la pièce doivent être pris en compte.
Quels qu’en soient les cas, organiser son bureau est un excellent moyen de gagner en productivité.
Pour ce faire, il faut créer des zones de travail spécifiques. Si vous passez de longues heures au téléphone, vous devez aménager un espace pour cette tâche.
Pour rendre le moment plus agréable, vous devez penser au confort et faire en sorte que les dossiers dont vous pourriez avoir besoin restent toujours à portée de main.
De même, s’il vous arrive souvent de déjeuner au bureau, n’hésitez pas à aménager un espace pour ce moment important.
Vous pourriez même investir dans du petit électroménager comme un micro-ondes ou une machine à café.
Votre bureau pourrait quant à lui vous servir pour la préparation des réunions, la mise en page et les feuilles de calcul, et d’autres tâches similaires.
Conseil n° 4 : Penser à l’éclairage et à la ventilation
Un éclairage et une ventilation adéquats sont les fondements d'un lieu de travail agréable. Un éclairage naturel adéquat à travers les fenêtres et d’autres ouvertures réduit l'utilisation de l'éclairage électrique dans un espace de bureau.
En ce qui concerne les luminaires, ils doivent donc être installés à des points stratégiques pour réduire l'éblouissement.
Souvent négligé par les entreprises, l’éblouissement est pourtant très nocif pour le personnel.
Il entraine la fatigue oculaire et est un facteur anxiogène.
L'amélioration de la ventilation et de la qualité de l'air contribue quant à elle à doubler la capacité cognitive des employés.
D’où la nécessité d’y accorder la plus grande attention.
La productivité est une question d'efficacité. Il est question de faire plus, et surtout mieux.
Et avec les exigences croissantes qu’on observe dans le monde socio-professionnel, cette notion n’a jamais été aussi importante.
Ainsi, si vous voulez tirer le meilleur profit de votre journée au travail, vous ne devez pas vous limiter à l’aménagement de votre espace de bureau.
Pensez également à optimiser votre temps et à revoir votre mindset.
Les autres solutions pour augmenter sa productivité au bureau
Optimiser votre temps de travail
8h de temps par jour, ça peut facilement sembler long.
Toutefois, à la fin de la journée, nombreux sont ceux qui ont le sentiment que 8 heures ne sont pas suffisantes pour effectuer toutes les tâches à réaliser.
Cela peut s’expliquer par le fait que certains profitent de leurs heures de travail pour faire autre chose.
Pour optimiser son temps de travail et booster sa productivité au bureau, vous devez :
- vous déconnecter de vos réseaux sociaux à savoir : WhatsApp, Twitter, Facebook, Instagram, etc. Ce sont des applications chronophages qui, en plus de vous faire perdre du temps précieux, nuiront à votre concentration.
- désactiver les notifications de vos emails : c’est difficile de rester concentré avec un smartphone qui sonne toutes les 5 à 10 minutes. Si vous voulez rester concentré, vous n’avez qu’à désactiver vos notifications. Cela peut se faire aussi bien pour la messagerie électronique que pour les messages ordinaires.
- Mettre son téléphone en mode silencieux : ce conseil s’inscrit dans la même logique que la désactivation des notifications. Cela vous garantit une concentration ininterrompue.
Bien entendu, il est raisonnablement impossible de rester toute une journée sans consulter ses mails et son historique d’appels.
Vous pourriez en effet rater un coup de fil ou un mail important.
La solution est donc de prévoir une demi-heure de sa journée de travail pour répondre à tous les mails.
Si vous craignez de manquer un appel important, vous pouvez toujours régler votre smartphone sur “ne pas déranger”.
Définissez ensuite le ou les contacts qui sont autorisés à vous joindre.
De cette façon, le télévendeur au hasard ne vous dérangera pas dans votre travail, et vous ne manquerez pas non plus le ou les appels qui sont importants.
Écouter vos émotions
Si vous êtes agressif avec vos collègues de bureau ou toute personne au téléphone, il se peut que vous soyez stressé.
En réalité, la vie professionnelle peut mettre vos nerfs à dure épreuve.
Au lieu de s’entêter et en faire toujours plus, il suffit souvent de marquer une pause pour que tout revienne dans l’ordre.
N’hésitez en conséquence pas à écouter vos émotions et à être moins dur envers vous-même.
En dehors des heures de travail, vous devez rechercher des moments de qualité.
Adonnez-vous à vos passions, et n’hésitez pas à vous couper du monde le temps d’un week-end par exemple.
