Comment mesurer sa productivité lorsqu’on est travailleur autonome?

La productivité du travail, c'est souvent une des clés du succès dans n’importe qu’elle forme d’entreprise et d’économie de travail, que ce soit à une échelle nationale avec des grandes entreprises, ou à l’échelle individuelle d’un travailleur ou une travailleuse autonome développant sa compagnie.

Pouvoir mesurer sa productivité est ainsi primordial pour évaluer ses performances et améliorer son rendement : et par rentabilité, on peut parler d’argent, mais aussi de temps et d’organisation, à travers plusieurs indicateurs.

Car avec la notion de ROI, revenu sur investissement, on peut considérer l’investissement d’argent lorsqu’une compagnie paye un employé, mais aussi le temps investi, lorsque par exemple un travailleur autonome passe un certain nombre d’heures pour produire un certain nombre de résultats.

En mesurant sa productivité lorsqu’on est son propre patron, on peut prendre un certain recul et évaluer ses performances pour pouvoir s’améliorer, repenser ses méthodes de travail, ajuster ses outils, réorganiser son emploi du temps ou revoir ses objectifs, pour arriver à un résultat de production optimisé, et faire ce qu’on appelle un gain de productivité, plus satisfaisant pour l’entreprise, mais aussi à un niveau personnel.

Car revoir ses méthodes et outils pour arriver à produire par exemple deux fois plis d’ouvrage sur le même nombre d’heures travaillées, cela fait une énorme différence dans la vie professionnelle et personnelle, à court et long terme, surtout pour un autoentrepreneur pour qui le temps est parfois une denrée rare et précieuse.

La productivité, qu’est-ce que c’est?

Commençons d’abord essayer de définir le concept de productivité du travail, qui est en fait une mesure de la performance d’une entreprise.

On l’applique au niveau personnel lorsqu’on parle d’être productif, d’arriver à produire et accomplir une certaine quantité de tâches données dans un espace de temps défini.

La productivité d’un point de vue entrepreneurial, c’est le rapport entre la production, que ce soit de bien ou de services, et les moyens et ressources, humains et matériels, qui permettent de générer cette production.

A un niveau d’ensemble de l’économie nationale et internationale, on considère souvent la productivité du travail comme le rapport entre le PIB, le produit national brut, et le nombre d’heures travaillées, et les périodes les plus « productives » correspondent généralement à des périodes avec un fort taux de croissance économique.

On parle ici de productivité du capital, en mesurant la valeur ajoutée créée par une entreprise ou par un pays en général.

Mais ces mesures sont en grande partie basées sur des facteurs de production plus quantifiables dans un contexte de main d’œuvre et de production de biens, avec un rapport entre le nombre d’employés ou le nombre de salariés d’une entreprise et le nombre d’heures travaillées pour produire ces biens.

Si on réduit à l’échelle d’une petite entreprise, et par exemple d’un travailleur autonome, on regardera souvent la performance du travail en mesurant le temps investit dans une tâche et son revenu sur le chiffre d'affaires, pour par exemple évaluer une année productive avec le rapport entre le nombres d’heures travaillées et le revenu généré.

Pourquoi mesurer la productivité lorsqu’on est travailleur autonome ?

Mesurer la productivité revient donc à mesurer la performance d’une entreprise.

Mais pourquoi un travailleur ou travailleuse autonome devrait prendre la peine de mettre en place un calcul de la productivité de sa propre activité?

Pour être capable de prendre un certain recul et évaluer ses propres performances, et pouvoir éventuellement mettre en place de nouveaux modes de fonctionnement, ajuster le processus de production, utiliser de nouveaux outils ou intégrer d’autres méthodes organisationnelles et arriver à mieux produire et plus facilement, comme réaliser plus d’ouvrage en moins de temps.

Ainsi l’amélioration de la productivité se traduira souvent par une meilleure efficacité, un gain de temps et d’argent, et parfois s’enlever du stress en étant capable de produire une plus grande quantité de travail en moins de temps, et parfois même en fournissant une meilleure qualité.

L’augmentation de la productivité pour un travailleur autonome n’est donc pas seulement synonyme d’une augmentation du chiffre d'affaires, mais aussi d’une amélioration de la qualité de l’ouvrage, et parfois même de la qualité des conditions de travail avec moins de stress et moins d’heures nécessaires pour arriver à réaliser ses objectifs.

Que ce soit sur du court terme, sur une période de trois mois, ou sur du plus long terme pour collecter des données sur une année complète par exemple, la mesure de la productivité peut permettre de mettre en évidence certaines faiblesses ou problèmes, comme de réaliser que beaucoup trop de temps et d’énergie sont consacrés à une tâche ayant peu d’influence sur le chiffre d'affaires de l’entreprise ou sur l’avancement des contrats générés.

Comment quantifier et mesurer la productivité

Dans le rapport entre la production et ses ressources, comme le nombre de personnes et leur temps de travail par rapport à la productivité globale de biens ou valeur ajoutée crée par l’entreprise, plusieurs indices permettent de calculer et mesurer plus précisément la productivité.

On peut déjà parler du ROI, le revenu sur investissement, qui permet de mesurer la performance. Pour une grande entreprise, on calculera l’écart et le rapport entre les moyens financiers, humains et matériels et la production réalisée, les retombées concrètes pour l’entreprise.

Par exemple, on calculera l’écart entre les dépenses en salaire des employés, le matériel acheté et les frais d’entretien et location, et le chiffre d'affaires généré sur une période de temps précise.

A une échelle individuelle, comme celle d’un travailleur autonome, le ROI sera souvent calculé avec les heures investies dans un contrat, un projet ou un travail donné, la quantité d’ouvrage produite selon comment elle est quantifiable, et le revenu généré par ce projet.

Par exemple, pour un artiste graphique spécialisé en montage vidéo, on pourra mesurer le rapport entre le temps nécessaire pour effectuer tout le montage d’un projet vidéo, incluant les communications avec le client pour établir les détails du projet, le temps dépensé pour finir la production et rendre le montage final, et le prix payé par le client, pour évaluer le rendement, et donc le retour sur investissement.

Cependant, d’autres facteurs rentrent en compte dans la production du travail et sa mesure à une échelle individuelle.

Heures travaillées / heures non-facturables : on peut déjà ici introduire une nuance propre aux travailleurs autonomes et entrepreneurs individuels avec la notion d’heures non-facturables, qui sont les heures de travail nécessaires en dehors de l’ouvrage lui-même, comme la gestion, la comptabilité ou les démarches promotionnelles : ces heures-là doivent être ajoutées aux heures travaillés pour comptabiliser le nombre total d’heures investies par un indépendant au cours d’une période donnée. Vous pouvez en apprendre plus dans cet article sur le calcul du taux horaire.

D’autres indices de productivité

Plus loin que le rapport entre le temps de travail, les heures investies pour produire un ouvrage et le revenu financier qu’il génère, il est courant dans le milieu des entreprises de regarder d’autres indicateurs de performance pour englober plusieurs dimensions nécessaires à la mesure de la productivité.

Car plus loin que les données quantifiables, on peut aussi parler de mesurer la qualité du travail, en analysant par exemple des données sur la réputation de l’entreprise, les prix ou reconnaissances obtenus, sa popularité dans un territoire définit ou encore son classement dans les moteurs de recherche.

S’il existe une multitude de techniques de mesure et d’indicateurs dans le milieu de la gestion d’entreprise, notamment chez les consultants qui seront appelés pour évaluer une entreprise, on peut retenir deux catégories principales que l’on peut considérer dans la réalité d’un autoentrepreneur.

1 – Les indicateurs de gestion : les données précises

Les indicateurs de gestion sont les différentes données que l’on peut établir à partir de chiffres concrets que l’on peut regarder, et donc évaluer, en comparant d’une année à l’autre, ou d’un mois à l’autre, ou sur des trimestres pour analyser les variations.

C’est souvent du côté de la comptabilité qu’on peut aller chercher ces indicateurs, en regardant par exemple l’évolution de la trésorerie, les marges réalisées, l’évolution des différents budgets alloués à tel ou tel projet ou différents comptes.

Pour un travailleur autonome, on pourra donc définir des indicateurs de gestion en analysant ses chiffres réalisés sur une période donnée, en regardant notamment les moyens financiers investis en matériel dans une année, les marges de profits réalisés si on est dans une entreprise de revente au détail, le budget publicité Facebook ou encore les revenus générés par une activité spécifique.

2 – Les indicateurs clés de performance : KPI, quantitatif et qualitatif

Le terme KPI , Key Performance Indicators, désigne des indicateurs spécifiques pour mesurer la performance d’une entreprise, s’appuyant soit sur des chiffres et statistiques précises, soit sur des éléments moins quantifiables et plus subjectifs mais utiles pour définir la performance d’une entreprise.

Ces KPI peuvent être très pertinents notamment pour une entreprise avec une boutique en ligne, par exemple un designer, créateur ou artisan avec un statut de travailleur autonome, vendant ses créations en ligne : on pourra utiliser le nombre de visiteurs par mois, le taux de conversions en ventes, le nombre d’abonnés à l’infolettre ou encore le prix moyen dépensé par commande pour mesurer la performance de l’entreprise.

Mais on pourra aussi utiliser d’autres indicateurs, comme les parts de marché, l’analyse de la concurrence ou la réputation de l’entreprise, si un travailleur indépendant évolue sur un domaine bien définit professionnellement et géographiquement.

On peut prendre comme exemple une agence de communication spécialisée dans les entreprises de développement durable dans la région du Bas St-Laurent : plusieurs KPI pourront être définis en utilisant des données comme le nombre le pourcentage de contrats obtenus dans l’année par rapport aux autres agences dans cette région, l’évolution des ratings et commentaires, ou encore la performance SEO pour voir à quel point l’entreprise est bien placée ou non dans les moteurs de recherche, dans ce domaine précis.

Le tableau de bord des indicateurs de productivité

On peut alors rassembler les différents indicateurs qu’on a défini pour mesurer la performance et la productivité de l’entreprise dans ce qu’on appelle en gestion un tableau de bord : on peut ici visualiser un tableau avec les différentes données qu’on surveille au fil du temps : l’évolution des parts de marché, l’augmentation du nombre de contrats, les marges entre l’achat de fournitures et les ventes, le taux de conversion dans un site, le classement dans les résultats de recherche de Google ou encore la quantité de projets livrés par mois.

En gardant un œil sur ces différents indicateurs, on pour alors mesurer son niveau de productivité d’un point de vue plus global en considérant plusieurs dimensions et réalités de l’entreprise, au-delà du simple rapport entre le chiffre d’affaires et les ressources matérielles et humaines dépensées.

On pourra alors avoir faire une analyse et mesurer le niveau de croissance de la productivité, ou bien mettre en place les outils nécessaires pour l’améliorer, faire une mise à jour du système de gestion de la compagnie, faire les changements organisationnels nécessaires, investir dans une formation ou du nouveau matériel, ou encore déléguer une partie du travail à un assistant virtuel.

Des applications pour mesurer sa productivité

Si des grandes entreprises sont souvent obligées de faire appel à des consultants externes pour mesurer et évaluer leur productivité, la réalité est différente pour les travailleurs autonomes, puisqu’il y a une grande partie d’auto-analyse et autodiagnostic lorsqu’on doit évaluer soi-même son activité.

Mais grâce au progrès technique et au développement des technologies de l’information à travers les téléphones intelligents notamment, et l’évolution de multiples logiciels et applications, on peut aujourd’hui mesurer sa productivité grâce à certaines apps, notamment au niveau de la gestion du temps.

Voici quelques exemples d’applications qui permettent de mesurer le temps passé sur l’ordinateur ou le téléphone pour pouvoir mesurer et analyser ses performances en fonction du temps consacré à différentes tâches, et ainsi d’améliorer sa productivité.

• Rescue Time : un bon moyen de s’améliorer en contrôlant et évaluant le temps consacré à chaque tâche sur l’ordinateur ou le téléphone, avec un suivi personnalisé et automatisé pour mieux organiser et planifier ses journées
• timeBro: cette application enregistre tout ce qui se passe au cours de la journée, dans chaque fenêtre ouverte, pour vous fournir des statistiques précises du temps que vous passez dans Zoom, Excel ou Google Docs
• Toggl: une autre bonne application de suivi du temps passé sur chaque tâche, logiciel ou application, utile pour améliorer sa gestion du temps avec des statistiques précises sur sa journée de travail

Si l’utilisation de ces applications permettait d’identifier des problèmes de gestion du temps de travail, affectant la productivité, il existe alors plusieurs applications de management, gestion et suivi de projet, planning et agendas automatisés qui peuvent être de sérieux outils à mettre en place pour augmenter sa productivité.

Pour aller plus loin dans les applications et trucs pour améliorer sa productivité au quotidien, consultez notre article sur l’amélioration du rendement lorsqu’on est travailleur autonome.

Mesurer sa productivité : un challenge essentiel en indépendant

Si la mesure de la productivité et le suivi des indicateurs de performance semble plus développée à l’échelle de grandes entreprises et organisation, et à un niveau plus macro-économique, donc global, on peut en fait l’appliquer au niveau beaucoup plus localisé et individuel d’un travailleur autonome et de son entreprise.

En s’inspirant des modèles développés en technique de gestion des entreprises, un travailleur autonome pourra définir des indicateurs clés de performance appliquer à son domaine et son activité pour mesurer de manière quantitative mais aussi qualitative sa productivité au fil du temps, des mois ou des années.

Éventuellement, une fois que les différents indices de productivité seront définis, ils pourront être regroupés dans un tableau de bord des indicateurs de productivité, pour mieux monitorer et observer l’évolution sur une période donnée.

A l’aide de certaines applications on pourra aussi dresser certaines statistiques en analysant le temps passé dans chaque journée sur tel ou tel projet, et mieux se rendre compte des heures consacrées, pour éventuellement identifier des ajustements et réorganisations à faire pour améliorer son rendement.

Cette démarche auto-analyse pourra ainsi permettre au travailleur autonome de prendre du recul pour analyser puis améliorer sa productivité : gagner en efficacité, en force de production, mais aussi en qualité de travail et de conditions de travail.

Mais la productivité part aussi de la qualité du lieu de travail et de l’environnement physique : avez-vous déjà réfléchi à comment bien aménager votre bureau pour améliorer la productivité?