Comment devenir assistant virtuel au Québec?

Par Arnaud Boulin

Quand on vous dit « Assistant virtuel », vous visualisez une intelligence artificielle de type Alexa, Siri et leur ami Google Assistant?

Eh bien il s’agit aussi d’un type d'emploi en télétravail, effectué par des personnes bien réelles!

De quoi s’agit-il exactement?

Un assistant virtuel est un travailleur indépendant qui agit comme un assistant personnel de son client.

La plupart du temps, ce travail consiste à effectuer toutes sortes de tâches administratives.

Cependant la notion d’assistant virtuel recouvre en réalité plusieurs métiers qui peuvent être très variés, et qui dépendent des compétences recherchées par les clients.

Si cette voie professionnelle vous intéresse, vous vous posez sans doute de nombreuses questions.

Que doit-on posséder comme qualités ou compétences pour devenir assistant virtuel?

Quels sont les avantages et les contraintes?

Comment se lancer?

On vous dit tout!

Quelles sont les compétences recherchées?

Si vous passez des nuits blanches à vous demander si vous avez suivi la bonne formation, si elle sera déterminante aux yeux d’un employeur… bonne nouvelle!

Le métier d’assistant virtuel ne demande en effet aucune formation spécifique.

Enfin… en théorie.

En pratique, il vous faudra maîtriser les logiciels et les compétences qui vous permettront de fournir au client l’aide dont il a besoin.

Il existe des formations d’assistant virtuel générales en ligne, qui vous aideront à bien démarrer.

Nous vous conseillons la formation d’assistant virtuel sur Udemy.

 

Maintenant, parlons un peu des compétences nécessaires.

À la base, l’activité d’assistant virtuel consiste principalement à effectuer du soutien administratif.

Comparé à d’autres métiers traditionnels, le métier d’assistant virtuel sous cette forme est très proche du métier d’assistant de direction.

Les tâches confiées relèvent alors de la gestion administrative générale, soit :

  • Saisie de données
  • Gestion de calendrier (réservations, rendez-vous, etc.)
  • Envoi de courriers électroniques
  • Appels téléphoniques
  • etc.

 

En général, une excellente maîtrise de la communication orale ou écrite est un prérequis.

De même, la maîtrise du français et de l’anglais est un indispensable, vos clients (et les clients de vos clients) pouvant être situés partout au Canada, voire à l’étranger.

Une autre compétence obligatoire est la maîtrise d’une suite bureautique de type Office : tableur, traitement de texte, boîte courriel, etc.

 

Cependant, la notion d’assistant virtuel a évolué.

Désormais, des travailleurs indépendants offrent des services d’assistant virtuel pour répondre à plusieurs autres besoins dans une grande variété de domaines :

  • Comptabilité
  • Informatique
  • Communication et création de contenu
  • Service client
  • Graphisme
  • Marketing et webmarketing
  • Gestion des réseaux sociaux (publication de contenus sur les médias sociaux, veille, etc.)
  • Mises à jour de contenus de site internet
  • Outils numériques particuliers
  • etc.

 

Cette liste n’est pas exhaustive!

Comme vous le voyez, il n’y a pas un seul type d’assistant virtuel et cette dénomination comprend en fait plusieurs métiers différents.

Dans tous les cas, ce sera à vous de vous positionner selon vos forces et de mettre en avant les compétences que vous souhaitez proposer à vos clients.

La cible

Plongeons-nous de l’autre côté du miroir : qui fait appel à des assistant virtuels?

Lorsqu’on démarre une entreprise, on a bien souvent besoin d’aide.

Faire appel à des employés salariés peut être contraignant pour plusieurs raisons.

La solution choisie par plusieurs petites entreprises et auto-entrepreneurs qui se lancent, c’est d'embaucher un assistant virtuel.

Le but est de déléguer à cette tierce personne les tâches chronophages, afin de se concentrer sur l’activité principale de l’entreprise.

Ce qui signifie qu’en tant qu’assistant virtuel, vos clients seront parfois des travailleurs autonomes… comme vous!

Un point important à considérer, c’est qu’étant donné que tout se fait à distance, ces clients pourront être situés à l’étranger, ce qui nécessitera une certaine adaptation de votre part.

 

Assistant virtuel : est-ce un métier pour vous?

Si le métier d’assistant virtuel vous intéresse, il faut en comprendre les implications.

Tout d’abord, comme nous l’avons évoqué, l’activité d’assistant virtuel est, de par sa nature, un emploi en télétravail.

Il s’agit donc d’un travail à domicile la plupart du temps, même si vous pouvez ajuster les conditions de travail selon vos préférences (travailler dans un local dédié, par exemple).

 

Un autre point à considérer, c’est que, souvent, le besoin d’un assistant virtuel est ponctuel. Ce n’est donc pas un travail très stable, particulièrement lorsque vous débutez.

Au bout d’un moment, si vos mandats se passent bien, votre carnet d’adresses s’étoffera et vous aurez de plus en plus de contrats.

Ce n’est qu’à ce moment-là que vous pourrez espérer en faire votre activité à temps plein.

 

Une autre solution : travailler en tant qu’assistant virtuel peut également être une activité d’appoint en temps partiel, si votre activité principale ne vous prend pas 100% de votre temps.

Dans tous les cas, c’est à vous d’organiser votre emploi du temps et de gérer votre charge de travail : l’important, c’est de respecter les délais fixés par le client.

D’autre part, si votre client est situé à l’étranger, il vous faudra peut-être ajuster vos horaires, à cause du décalage horaire.

 

Justement, savoir s’ajuster et s’adapter : voilà qui est nécessaire pour cet emploi.

La flexibilité et la polyvalence sont deux qualités indispensables pour devenir un assistant virtuel compétent.

En effet, il faut savoir s’adapter sans cesse à de nouvelles tâches… et savoir comment les effectuer avec efficacité.

 

Cela rejoint un autre point important à prendre en compte : ce métier est un peu différent d’un travail autonome habituel, car il implique un principe d’assistanat.

On ne va pas se le cacher, ce principe peut ne pas vous convenir si une de vos motivations principales pour devenir travailleur indépendant est d’être votre propre patron.

En d’autres termes, si vous avez choisi de devenir travailleur autonome pour ne plus exécuter les directives de quelqu’un d’autre, devenir assistant virtuel n’est peut-être pas la meilleure voie pour vous.

 

Une autre qualité indispensable, qui va main dans la main avec la flexibilité, c’est la faculté d’apprentissage : vous aurez souvent l’occasion de travailler sur les mêmes logiciels, cependant plusieurs clients disposent de leurs propres habitudes et parfois utilisent des programmes que vous ne connaissez pas.

Il faut donc avoir l’esprit assez « techno » pour savoir apprendre rapidement un nouveau programme… que vous pourrez par la suite ajouter à vos compétences!

Le fait de pouvoir travailler dans des domaines différents et de se diversifier au fil du temps constitue d’ailleurs un moteur de motivation pour de nombreux assistants virtuels.

 

D’autres qualités humaines sont à considérer et c’est ce que nous allons voir dans le point suivant.

Qualités humaines et relation client

Pour bien travailler avec le client, il faut savoir répondre à ses besoins efficacement.

Pour cela, plusieurs qualités humaines sont requises pour cet emploi :

 

La disponibilité

Un prérequis qui peut aller de soi, mais qui est indispensable, c’est de donner au client la possibilité de vous joindre très facilement.

Le client ne doit surtout pas avoir l’impression de devoir vous « courir après ».

Vous devez être en mesure de lui répondre immédiatement lorsqu’il vous contacte.

C’est particulièrement vrai pour les mandats courts.

 

La flexibilité

Comme on l’a vu plus haut, la flexibilité est nécessaire.

En effet, le client voudra certainement optimiser le temps que vous passez à son service, et cela signifie souvent modifier vos priorités si besoin.

Ainsi, d’une minute à l’autre, il peut vous demander d’interrompre la tâche qu’il vous avait confiée pour que vous en traitiez en priorité une autre, qu’il juge plus importante.

Il faut savoir vous adapter et traiter cette nouvelle tâche rapidement et sans discuter (c’est au client de gérer son entreprise comme il le souhaite).

Ainsi, même si vous vous êtes mis d’accord sur certaines tâches à effectuer, le mandat peut être amené à évoluer (dans la mesure du raisonnable bien sûr!).

Refuser une nouvelle tâche qui est dans vos cordes est un bon moyen pour que le client ne fasse plus appel à vous!

 

La communication

N’hésitez pas à poser de questions.

Les clients peuvent être différents. Il est toujours bon de s’assurer du résultat réel attendu par votre client, pour éviter de devoir refaire une tâche par exemple!

 

La créativité

Généralement, un assistant virtuel devra se conformer à la tâche qui lui est confiée.

Cependant, il arrivera peut-être qu’un client vous demande une idée, ou une suggestion d’amélioration.

Si vous lui fournissez une suggestion qui lui apporte un bénéfice (de temps, d’argent ou de prospect), vous marquerez beaucoup de points auprès de ce client.

Dans certaines missions, la créativité est même un prérequis, si votre mandat implique de la création de contenu, ou encore une participation à la stratégie marketing, par exemple.

 

La confiance

Il est important de vous établir comme un professionnel digne de confiance.

Le client doit pouvoir compter sur le fait que vous effectuerez la tâche avec efficacité, et dans un délai raisonnable.

Mais la confiance comprend d’autres aspects, et notamment le respect de la confidentialité.

En effet, n’oubliez pas que vous allez peut-être avoir accès à des données confidentielles du client.

Savoir inspirer la confiance est indispensable pour une bonne relation professionnelle, et c’est cette confiance qui crée de belles recommandations!

 

Le contact humain

Même si plusieurs des tâches confiées à un assistant virtuel peuvent s’effectuer de manière assez standardisée, votre collaboration se passera d’autant mieux si vous établissez un bon contact avec votre client.

Cela vous permettra non seulement de mieux cerner ses besoins et donc de mieux y répondre, mais aussi, travailler avec un bon contact humain rend le travail plus agréable, pour vous et pour votre client, tout simplement!

 

Comment se lancer

Il ne suffit pas de vouloir devenir assistant virtuel : afin que ce choix de carrière se passe pour le mieux, autant bien s’y préparer.

Mieux vaut savoir comment vous envisagez cette activité, quel type d’assistance vous souhaitez offrir, c’est à dire ce que vous savez faire, mais aussi ce que vous souhaitez faire.

Avant tout, vous pouvez faire le point sur votre vie professionnelle jusqu’à maintenant.

Cela peut être l’occasion idéale d’effectuer un bilan de compétences, pour voir lesquelles vous pouvez mettre en avant.

 

Si vous choisissez un domaine autre que la gestion administrative standard, vous aurez peut-être besoin de vous former afin de maîtriser les compétences nécessaires sur le bout des doigts.

Dans ce cas, pensez-y assez longtemps à l’avance afin d’avoir le temps de suivre cette formation dans les meilleures conditions.

 

Il y a ensuite les questions pratiques à prendre en compte : comme tout travail à domicile, il faudra organiser votre espace.

Le matériel dont vous aurez besoin est assez simple : ordinateur avec suite bureautique, téléphone, ainsi qu’une webcam pour échanger avec vos clients.

Une connexion internet performante est également de mise.

D’autres accessoires ou logiciels pourront être nécessaires selon le type d’assistanat que vous procurez.

 

Une fois que tout cela est réglé, vous êtes prêt!

À ce stade, il faut que vos premiers clients potentiels sachent quelle est votre expérience… et entendent parler de vous!

Voici quelques conseils :

  • Créez ou faites une mise à jour de votre site internet. Mettez en valeur vos réalisations, et/ou des avis de clients ou d’anciens patrons. Et faites la promotion des services que vous proposez!
  • Ne négligez pas les activités de réseautage
  • Parlez-en à tout le monde autour de vous ; annoncez votre nouvelle carrière à vos contacts sur les réseaux sociaux
  • En particulier, peaufinez votre page LinkedIn pour vous positionner en tant qu’assistant virtuel dans la ou les spécialités qui vous correspondent
  • Demander à vos proches d’en parler autour d’eux
  • Parlez de vous dans les forums spécialisés ou dans les domaines pour lesquels vous souhaitez travailler.

 

Le but : faire savoir à tout le monde que vous proposez des services d’assistant virtuel!

 

N’oubliez pas que la concurrence est rude : il est important de mettre en avant votre différence, ce que vous pouvez apporter de plus par rapport aux nombreux autres freelances qui proposent eux aussi leurs services en tant qu’assistants virtuels.

En un mot, déterminez quelle peut être votre valeur ajoutée, et mettez-la en avant.

C’est d’autant plus vrai si vous souhaitez procurer autre chose que des tâches administratives.

Après cela, il est temps de se mettre au travail!

Avant tout, il ne faut pas hésiter à commencer petit, avec des tâches simples, peu gratifiantes et pas bien payées : vous aurez tout le loisir d’ajuster votre tarif horaire au fur et à mesure que vous gagnez en notoriété.

 

Un bon moyen de débuter est de passer par une plateforme spécialisée, qui ont des sections dédiées aux assistants virtuels.

Notez que certaines de ces plateformes prélèvent un pourcentage de vos gains, en contrepartie de l’aide fournie pour trouver des offres.

Voici quelques-unes des plus utiles :

 

Vous pouvez également rejoindre un réseau spécialisé tel le Réseau des professionnelles en soutien administratif virtuel (RPSAV).

Une fois que vous avez eu plusieurs contrats, le bouche à oreille pourra vous amener de nouveaux clients et vous aurez pu acquérir une certaine expérience.

Un bon réflexe pour favoriser cela : demandez un témoignage à vos clients (à mettre sur la plateforme d’offres et/ou sur votre site).

Ces témoignages se révéleront extrêmement précieux pour développer votre clientèle : rien de mieux que des avis de clients satisfaits pour inciter des clients potentiels à vous embaucher!

 

Si vous vous posez des questions plus générales sur le travail autonome, explorez notre site, il fourmille de bons conseils!

En particulier, n’hésitez pas à consulter notre guide « Comment devenir un travailleur autonome au Québec ».

 

Alors, prêt à vous lancer?

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