Comment gérer mes frais de déplacement en tant que travailleur autonome?

Par Arnaud Boulin
frais de déplacement

Si un certain nombre de travailleurs autonomes québécois pratiquent la totalité de leur activité professionnelle à leur domicile, certains d’entre eux doivent se déplacer dans le cadre de leur travail, pour rencontrer des clients par exemple.

Selon la profession, les déplacements professionnels peuvent en effet constituer un élément phare dans le développement du chiffre d’affaires, quand ils ne sont pas tout simplement essentiels (si le travailleur indépendant doit se déplacer pour rejoindre son lieu de travail, tout simplement).

Toutefois, mis bout à bout, les frais occasionnés par ces déplacements peuvent représenter une somme considérable.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe plusieurs astuces à connaître afin que vos frais de déplacement ne soient plus un souci.

Notamment, vous pouvez, en tant que travailleur autonome, et sous certaines conditions, déclarer ces frais en tant que dépenses déductibles au moment de votre déclaration de revenus.

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Frais de déplacement et déductions

En règle générale, les frais de déplacement effectués dans un cadre exclusivement professionnel sont considérés comme des dépenses d’entreprise.

Par conséquent, au même titre que les frais de représentation, les frais de repas ou encore les fournitures de bureau, les frais de déplacement occasionnés par une activité professionnelle peuvent procurer des déductions au moment de la déclaration de revenus.

Pour en bénéficier, cela demande tout de même une certaine organisation, que nous détaillons ci-dessous.

 

Les déplacements en auto

Commençons par le plus important!

Si vous utilisez votre auto pour vos déplacements professionnels, il y a une règle à garder en tête : tenir à jour un registre de kilométrage.

Pourquoi ? Parce que si vous souhaitez que vos dépenses en frais de déplacement soient admissibles aux déductions d’impôt, tenir ce registre n’est pas conseillé, c’est obligatoire!

En quoi consiste ce registre?

Il s’agit d’un relevé détaillé de vos déplacements.

La première chose à indiquer dans ce registre, c’est le kilométrage indiqué sur l’odomètre de votre véhicule le premier jour où vous utilisez votre auto comme véhicule professionnel.

Vous devrez également indiquer le kilométrage au compteur à la fin de l’année d’imposition, puis, pour l’année suivante, indiquer le kilométrage au premier jour de l’année d’imposition.

Et ainsi de suite pour les années suivantes.

Mais cela n’est que la première étape !

En effet, vous devrez aussi indiquer dans ce registre le détail de chacun de vos déplacements professionnels.

Dans chaque cas, vous devez avant tout indiquer le kilométrage sur l’odomètre au départ et à l’arrivée de votre déplacement.

Mais vous devrez également noter l’adresse, la date, ainsi que la raison de votre déplacement (facture du client à l’appui par exemple).

Ce dernier point est très important, car c’est cette précision qui permettra de qualifier le déplacement en tant que déplacement professionnel.

Si vous utilisez le même véhicule pour vos besoins personnels et comme véhicule professionnel, alors ce registre vous aidera à faire la part des choses étant donné que vous y indiquerez exclusivement vos frais engagés dans le cadre de déplacements liés à votre activité de travailleur autonome.

Il vous restera ainsi à calculer, à la fin de l’année, le pourcentage de l’utilisation professionnelle.

Pour cela, il vous suffit de totaliser, grâce à votre registre, la somme des kilomètres effectués dans le cadre professionnel, et de calculer, via une règle de trois, le pourcentage que cela représente par rapport au total de kilomètres parcourus dans l’année.

Le chiffre obtenu vous permettra de déterminer les frais de déplacement que vous pourrez déclarer comme dépenses admissibles à une déduction d’impôt.

Si tout cela vous paraît une tâche trop contraignante, sachez qu’il existe des systèmes conçus pour vous aider à faire ce suivi.

Le plus célèbre d’entre eux est Odotrack, qui comprend un appareil qui prend en compte les données de vos déplacements et peut même émettre vos feuillets fiscaux.

Les autres dépenses

Les déductions procurées par le calcul kilométrique des frais de déplacement sont supposées couvrir une utilisation générale et normale du véhicule.

Cependant, d’autres frais de véhicule peuvent être considérés comme dépenses admissibles à une déduction!

C’est notamment le cas en ce qui concerne les dépenses engagées pour :

  • le carburant
  • les droits d’immatriculation et les permis
  • les primes d’assurance
  • l’entretien et les réparations.

 

Le pourcentage à appliquer sur le montant de ces frais doit être le même que celui calculé pour vos frais de déplacement généraux.

Pour en savoir le détail, rendez-vous sur la page dédiée de Revenu Québec.

Dans tous les cas, un bon réflexe à prendre est de garder convenablement toutes vos factures liées à vos frais de véhicule!

Vous pouvez les conserver dans le même dossier que votre registre de kilométrage.

Mais ce n’est pas tout car vous pouvez également bénéficier de la déduction pour l’amortissement, ou DPA.

Cela vous permet de récupérer une partie du coût matériel de votre véhicule.

Déclarer l’amortissement de votre véhicule est néanmoins optionnel.

Pourquoi ? Car une astuce est de déclarer l’amortissement à partir de l’année où vous utilisez le plus votre auto : la somme de base s’avèrera plus importante et donc vous aurez davantage de déduction d’impôt!

Les frais de location peuvent aussi constituer des frais déductibles.

Notez toutefois que si vous utilisez une voiture de location (à long terme ou à court terme), ce calcul ne tombe pas dans la même catégorie.

Informez-vous auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec.

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Les transports en commun

Plusieurs travailleurs indépendants effectuent leurs déplacements professionnels en transport en commun.

Bonne nouvelle : ces frais sont également admissibles à une déduction d’impôt.

Cela comprend les déplacements effectués en bus ou le métro, mais également en train et en avion.

Tout comme pour les travailleurs autonomes se déplaçant en auto, pensez à conserver vos reçus et preuves de paiement, et à indiquer tous les détails permettant de catégoriser ces déplacements en tant que déplacements professionnels.

Si vous êtes amenés à vous déplacer parfois avec votre véhicule personnel, et d’autres fois via les transports en commun, vous devriez garder séparées vos dépenses pour ces deux catégories, dans deux registres séparés.

 

Se faire rembourser auprès du client

Une autre option à connaître : il est aussi possible de se faire rembourser tout ou une partie des frais de déplacement auprès de votre client.

Dans ce cas, prévoyez d’en parler dès l’établissement du contrat.

Personne n’aime les frais cachés : présenter à vos clients des frais qu’ils pensaient inclus dans le contrat est un bon moyen de les perdre!

Pour savoir quel montant facturer, basez-vous sur les montants d’allocations pour frais automobiles calculés par le gouvernement.

En 2022, ces montants sont :

  • de 0,61 $ /km pour les premiers 5 000 kilomètres parcourus ;
  • de 0,55 $ /km pour tous les kilomètres parcourus suivants.

Notez que pour les travailleurs autonomes canadiens établis dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon et au Nunavut, ces montants peuvent changer.

Petit rappel : n’oubliez pas que si votre revenu de travailleur autonome est supérieur à 30 000$ par an, vous êtes tenus d’inclure les taxes (TPS / TVQ, ou taxe de vente harmonisée (TVH) le cas échéant) dans cette facture.

Pour en savoir plus sur la façon de facturer votre client, consultez notre article sur le sujet.

 

La déclaration de revenus

Vos registres sont à jour… c’est le temps de la déclaration de revenus!

Si vous avez bien tout préparé, vous saurez déjà les chiffres exacts à communiquer lors de cette déclaration.

Notez que votre registre ainsi que les différents justificatifs que vous compilerez tout au long de l’année fiscale n’auront pas nécessairement besoin d’être envoyés au moment de votre déclaration de revenus.

Il est par contre très important de les conserver.

En effet, ces documents ne sont pas uniquement utiles afin de connaître la somme exacte de vos dépenses déductibles.

Ils serviront également de justificatifs que vous serez légalement obligé de fournir en cas de contrôle.

 

Pour plus d’information, n’hésitez pas à consulter ces articles :

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