Être son propre patron, c’est aussi faire ses propres comptes. Un travailleur autonome au Québec est tenu, en cas de contrôle, de pouvoir présenter un certains nombres de documents comptables liés à l’exercice de son activité.
Quels sont les documents impliqués lorsqu’on parle de l’exercice financier d’une entreprise, outre les dépenses et revenus?
Qu’est-ce que la comptabilité de caisse? Les états financiers? La tenue de livres? Quelles pièces justificatives sont requises?
Qu’en est-il de la déclaration de revenus, des dépenses d’entreprise, les dépenses déductibles comme les frais de bureau?
Essayons ici d’éclaircir un peu la question des documents comptable de l’exercice d’un travailleur indépendant québécois.
Qu’est-ce que la documentation comptable
Commençons d’abord par définir ce que sont les documents comptables. Dans la comptabilité d’entreprise, c’est l’ensemble des supports qui servent à enregistrer l’exercice comptable d’une activité.
Les petites entreprises comme celles des travailleurs autonomes sont donc tenues de documenter l’ensemble de leurs activités financières à travers des registres et livres de comptes, qui répertorient et enregistrent tous les mouvements financiers relatifs à l’activité.
Souvent, les livres de comptes sont accompagnés de documents justificatifs, que l’on peut considérer comme faisant partie des documents comptables.
Pièces justificatives : Pour appuyer la documentation comptable, il faut y joindre les pièces justificatives de toute opération financière relative à l’activité d’une entreprise.
On peut ici considérer : les factures et reçus relatifs aux prestations de travail autonome, les reçus et factures d’achats relatifs aux dépenses engagées dans le cadre de l’activité, les relevés de comptes et de carte bancaire concernant des paiements reliés à l’activité professionnelle, les bordereaux de chèques, pu encore les relevés de banque.
Ces documents et leurs livres peuvent être matérialisé ou dématérialisé.
Contrôle fiscal des entreprises : réalité du monde des entreprises, les contrôles fiscaux peuvent arriver à n’importe quel moment, souvent dans les mois qui suivent les déclarations de revenus, pour vérifier certains chiffres et activités qui pourraient être jugées suspectes, ou même dans des simples contrôles de routine. L’entreprise individuelle est concernée, et les travailleurs autonomes doivent donc être préparés à toute éventualité en étant capables de justifier chacun des mouvements financiers enregistrés et déclarés avec des pièces justificatives à l’appui.
La tenue de registres et livres comptables pour les indépendants
Un travailleur autonome, à titre d’entrepreneur individuel, est tenu de tenir à jour des livres de comptes, ou livres comptables, qui répertorient en détail toutes les opérations financières liées à la compagnie.
En règle générale et dans le domaine de la comptabilité d’entreprise, les livres comptables se divisent en trois documents distincts :
- Le livre journal, qui recense le détail de toutes les recettes et dépenses chronologiquement dans un seul document, pouvant être tenu à jour quotidiennement, le cas échéant
- Le grand livre, qui centralise les informations et mouvements financiers, en les rangeant notamment par compte et catégories (banque, dépenses, recettes).
- Le livre d’inventaire, qui répertorie chaque année les possessions actives et passives de l’entreprise
En pratique, à l’échelle d’une petite entreprise, les livres de comptes peuvent parfois être plus simples, en assurant un suivi détaillé de tous les mouvements financiers au cours d’une année civile.
Comptabilité de caisse : En réalité, on parle souvent d’une comptabilité de caisse, ou comptabilité d’exercice, qui décrit l’enregistrement chronologique des états financiers de l’entreprise, soit toutes les recettes et dépenses engagées.
La nuance est d’inclure certaines transactions qui sont en cours dans l’année d’imposition, mais pas encore nécessairement effectuées, comme des crédits ou factures non encaissés, des chèques pas encore prélevés, mais officiellement en cours dans l’année concernée.
La comptabilité mensuelle : Si vous avez beaucoup de dépenses, ou même si c’est seulement quelques factures par mois, un bon conseil pour tenir sa compatibilité à jour est d’y consacrer du temps, et de s’y tenir au moins une fois par mois, voire par semaine, pour éviter d’accumuler du retard et de se retrouver pris, surtout quand on parle de mettre de l’ordre dans ses documents comptables, mettons pour retrouver une pièce justificative qu’on vous demande…Consultez notre article sur comment tenir sa comptabilité.
Il n’existe pas une seule méthode de comptabilité de l’exercice comptable, surtout quand on rentre dans les réalités très différentes de chaque entrepreneur individuel, mais certaines grandes lignes sont fréquemment à suivre.
Justifier les dépenses engagées dans l’activité
Les fameuses dépenses d’entreprises, qu’on appelle dépenses déductibles, car elles peuvent jouer dans le revenu imposable et parfois même donner droit à un crédit d’impôt, sont habituellement un point clef qu’il est important de pouvoir justifier, comme c’est de ce côté que les abus peuvent arriver, et donc que les contrôles fiscaux peuvent s’appliquer.
En effet, en tant qu’entrepreneur individuel, la tentation est grande de cumuler le plus de dépenses déductibles possible pour faire baisser le revenu imposable et payer moins d’impôts.
Ce qui n’est pas toujours une bonne stratégie financière puisqu’il ne faut pas négliger certaines cotisations précieuses pouvant donner une aide financière aux travailleurs et travailleuses autonomes, comme le RRQ ou le RQAP, Régime Québécois d’Assurance Parentale, donnant droit à des prestations de maladie, de congé maternité ou congé parental, ou encore des revenus de retraite, en payant à travers les acomptes provisionnels ces impôts.
Mais dans cette optique, il sera généralement tentant de déclarer un peu plus en incluant des dépenses personnelles qui ne sont pas directement liées à l’activité de l’entreprise.
Cette frontière entre dépenses d’entreprise et dépenses personnelles peut devenir floue, surtout quand on vient à déclarer des pourcentages de loyer ou de factures téléphoniques.
Dépenses admissibles : Entre autres, on peut considérer les frais de bureau, les frais de déplacement, kilométrage, des primes d’assurances, un loyer ou des frais d’entretien liés à un lieu d’affaires, des frais de formation, de promotion et publicité, ou encore des frais de représentation.
Revenu Québec et l’Agence du Revenu du Canada (l’ARC) proposent plusieurs guides pour détailler ces dépenses et garder le pourcentage raisonnable : vous pouvez approfondir la question dans notre article sur les dépenses admissibles pour un travailleur autonome.
Ainsi, il est bien important de conserver toutes les preuves de paiement relatives à ces dépenses (factures, reçus) et de les ranger dans un dossier de dépenses, en faisant notamment un suivi des dates, pour par exemple justifier un frais de déplacement et une dépense d’essence pouvant être prouvée par rapport à un déplacement professionnel à une date donnée, correspondant à un kilométrage donné.
Préparer la déclaration de revenu
À la fin de l’année fiscale, le travailleur autonome doit remplir sa déclaration de revenu et payer ses taxes auprès du gouvernement fédéral, la TPS, et du gouvernement provincial, la TVQ.
Dans ce cadre, certaines pièces justificatives et documents comptables sont nécessaires, comme pour déclarer les dépenses d’entreprise, appelées aussi dépenses admissibles.
Le chiffre d’affaires, total des revenus d’entreprise générés par l’activité de travailleur autonome, doit évidemment être déclaré, et pour pouvoir être justifié, il doit pouvoir être détaillé, par exemple en conservant l’intégralité des factures pour l’année.
Déclaration TPS/TVH/TVQ : certains travailleurs autonomes sont inscrits aux fichiers de la TPS/TVQ avec un numéro d’entreprise, étant alors tenus d’inclure les taxes sur leurs factures, et de payer les taxes perçues au cours de l’année fiscale, ce qui peut aussi leur permettre de bénéficier de certains retours d’impôts en récupérant les taxes payées : il est ici encore essentiel de conserver les reçus de paiements et dépenses pour garder une trace et preuve des taxes payées.
Les documents comptables : une précaution essentielle de l’indépendant
Même si rien dans la réglementation en vigueur n’oblige les travailleurs autonomes canadiens à tenir obligatoirement un registre et des livres de comptes pour l’exercice comptable, il est essentiel pour les indépendants de rester ajour.
Déjà pour tenir sa propre comptabilité et gérer son entreprise de manière responsable et raisonnable, pour pouvoir prévoir et anticiper les aléas de la vie d’indépendant, et mieux construire ses projets d’avenir.
Mais surtout, les documents comptables seront essentiels pour justifier les déclarations de revenu, et notamment les dépenses admissibles déclarées, un point souvent important dans la comptabilité des entrepreneurs individuels.
Enfin, les autorités financières comme Revenu Québec et l’ARC peuvent à tout moment effectuer des contrôles sur l’activité d’une entreprise, et un travailleur autonome doit toujours être en mesure, comme n’importe quel entrepreneur, de présenter une documentation détaillée de ses activités et mouvements financiers.
Conservation des documents : légalement, tous les documents comptables doivent être conservés pendant six ans après l’année d’imposition concernée.
Pour aller plus loin, consultez notre article sur la comptabilité de travailleur autonome.
