Le prix à payer pour la liberté d’être travailleur indépendant, c’est de vaincre le côté obscur de la force qui nous tire vers la procrastination et nous empêche d’être productif quand il n’y a pas d’horaires définis, pas de bureau avec un chef ou un patron pour nous imposer un cadre de travail.
Lorsqu’on devient son propre patron, on devient aussi son propre ennemi face à la productivité, et l’autodiscipline devient alors une clef de la réussite, résister aux distractions à la maison, notamment quand vient la question de produire plus et mieux.
Car la vie des petites entreprises implique souvent beaucoup de tâches et obligations à gérer en dehors du travail lui-même, et on peut vite accumuler les obligations, être dépassé et avoir une baisse de productivité.
Ainsi vous pouvez parfois traverser une période où vous vous demandez : comment est-ce que je peux augmenter ma productivité en étant travailleur autonome, améliorer mon rendement au quotidien?
Comment mieux organiser ma journée de travail, mieux gérer mes to-do-list et gérer mes tâches, revoir mes priorités, quelles applications de productivité utiliser, quelles routines adopter?
Essayons ici de donner quelques conseils et pistes d’amélioration de productivité, ainsi que quelques applications notables pour les travailleurs indépendants qui sont de plus en plus nombreux sur le marché du travail au Québec avec près de 600 000 québécois et québécoises ayant le statut de travailleur autonome en 2022, dont une grande partie dans l’industrie des services.
1- Améliorer son espace de travail : physique et digital
Environnement physique
L’environnement physique dans lequel on évolue joue beaucoup sur notre productivité : on parle souvent de liens entre l’ordre dans une pièce et celui dans notre esprit : plus notre bureau sera épuré et rangé, plus notre productivité sera encouragée.
Sources de distraction visibles : le danger du travail à la maison, c’est la tentation de faire d’autres choses, et l’optimisation de l’espace de travail passe aussi par éliminer le plus possible les distractions qui sont en vue : le téléphone sur le bureau pour regarder Instagram, le magazine qu’on vient de recevoir, la console de jeu dans la même pièce, ou encore un instrument dans un coin qui nous fait de l’œil, et simplement fermer la porte pour ne pas être dérangé par les enfants, conjoints ou colocs !
Un ménage et une réorganisation de la pièce ou l’endroit où on travaille peuvent alors être bénéfiques pour la productivité : pour aller plus loin, jetez un œil à notre article sur l’aménagement du bureau à la maison.
Environnement digital
Peu importe votre lieu de travail, il doit donc être le plus possible agréable pour s’y sentir bien et y être productif, et cela vaut pour l’espace physique, mais aussi l’espace digital : il est important de bien organiser son interface, selon le type de travail, en évitant par exemple d’avoir trop d’onglets ouverts, trop d’icônes sur le bureau, ou en optimisant les raccourcis et certaines applications pour gagner du temps et mieux produire.
Pour rester dans l’espace digital, on peut aussi parler de nos boîtes de réception qui sont de plus en plus inondées par ces notifications et nouvelles inutiles, une infolettre qu’on ne lit jamais, des promotions marketing qu’on n’ouvre jamais, etc. : un bon tri et ménage dans une boite email personnelle ou professionnelle peut créer de la place pour mieux respirer et travailler.
2 – Contrôler son cellulaire : gérer les notifications, se détacher de l’écran
Ce n’est pas que dans le travail, mais dans nos vies en général : nos téléphones et les médias sociaux sont de plus en plus chronophages, et il est facile de perdre un temps précieux en tombant dans le trou noir de Youtube, le scroll addictif d’Instagram, de Messenger ou TikTok pour n’en citer que certains, de plus en plus optimisés pour nous rendre accros.
Ainsi la plupart des téléphones intelligents sonnent sans arrêt avec des notifications pour de plus en plus de choses : vos statistiques de marche et santé, la météo à Montréal, un nouveau post dans un groupe Facebook, une nouvelle vidéo de la chaîne Youtube que vous suivez, les résultats de la game de hockey du Canadien, le prix de l’essence, une nouvelle vidéo Instagram, une mise à jour, bref, ça n’en finit plus.
Et cette connectivité nous déconnecte souvent de notre concentration, nous empêchant d’être productif : on perd vite le contrôle, et certaines utilisations modernes peuvent enregistrer jusqu’à 1500 notifications par jour, soit 1500 dérangements par jour…
Voici 3 suggestions pour augmenter sa productivité en posant le téléphone :
1 – Désactiver les notifications ou les données : Pour ne pas se laisser distraire constamment et maitriser son téléphone au lieu que ce soit l’inverse, une des solutions consiste à désactiver toutes les notifications en allant dans les paramètres, ou par exemple le mettre en mode avion, ou encore de couper les données ou le wifi sur le cellulaire, pour éviter toute notification distractive.
2 – S’aider d’applications : Certaines applications comme Forest permettent d’aider à la concentration, ou encore les applications de contrôle de temps qui permettent de par exemple couper Facebook après plus de 15 minutes d’utilisation dans une journée.
3 – Enlever le cellulaire du bureau : Une autre solution plus radicale mais efficace, si votre cellulaire n’est pas essentiel pour votre travail, est de mettre le téléphone en silencieux et de le laisser dans une autre pièce, hors de votre vue, pour mieux vous concentrer sur le travail dans le bureau, et ne consulter son téléphone que quelques fois dans la journée pour consulter ses courriels ou messages personnels.
3 – Redécouper ses objectifs en des tâches plus concrètes et réalisables
Si vous êtes déjà adepte des to-do-list, que ce soit sur papier, dans Excel ou à travers des applications comme Todoist, Trello ou Any.Do, il est possible d’améliorer sa productivité en redéfinissant ses objectifs, souvent en les redécoupant pour qu’ils soient réalisables plus facilement.
Car combien de listes de choses à faire sont bien intentionnées mais finissent sans aucune tâche ou très peu rayées à la fin de la journée?
La solution : redécouper un objectif en plusieurs sous-objectifs, pour les rendre plus facilement atteignables et réalisables, et rayer plus de choses sur votre liste à la fin de la journée.
En gros établissez un plan d’action qui soit plus concret et détaillé.
Par exemple, au lieu d’avoir un objectif nommé
- « finir visuel client X »
On peut le redécouper en plusieurs tâches comme :
- Relire derniers briefs et commentaires
- Télécharger les nouvelles images
- Intégration des images et étalonnage des couleurs
- Exportation du fichier aux différents formats
4 – Repenser les priorités : réorganiser son temps
Vous avez peut-être entendu parler de la loi du 20/80 de Pareto, un économiste italien du début du XXème siècle établissant une loi statistique théorique affirmant que 80% des résultats sont obtenus par 20% des tâches : on pourrait donc concentrer nos efforts sur ces 20%.
En s’inspirant de cette règle, on peut prendre un petit recul pour analyser notre travail et la longue liste de tâches à rentrer dans notre journée, pour réaliser que certaines ne sont pas vraiment essentielles à notre réussite et à l’avancement du travail ou projet dans son ensemble.
On peut ainsi sacrifier quelques tâches et revoir ses priorités pour se concentrer sur moins de tâches qui sont plus importantes, qu’on fera avec plus d’attention, quitte à réduire sa charge de travail pour la concentrer sur ce qui fera une vraie différence à la fin de la journée.
Un autre schéma utile pour prioriser et réorganiser sa liste est la Matrix d’Eisenhover, qui propose de ranger les tâches dans 4 catégories autour de leur degré d’urgence et d’importance :
- urgent et important : à faire
- urgent mais pas important : à déléguer
- important mais pas urgent : à planifier dans l’agenda
- pas important et pas urgent : à supprimer
5 – Se débarrasser du plus dur avant midi, planifier la veille
Que ce soit des paperasses de comptabilité, la déclaration de revenus, de la gestion administrative plus lourde, un montage minutieux, un assemblage compliqué, un texte délicat, un gros rendez-vous téléphonique avec un client, ou n’importe quelle tâche plus difficile et demandant plus d’efforts, il est souvent conseillé de les faire en début de journée, donc le matin.
En effet on a souvent les idées plus fraîches et la mémoire plus vive quand on commence une nouvelle journée, l’énergie et la concentration y sont généralement meilleures.
Ainsi, on peut parfois revoir son horaire de travail en planifiant les gros morceaux au début pour s’en débarrasser, et planifier des tâches parfois moins compliquées ou plus faciles et routinières en après-midi.
En anglais, on utilise la charmante expression Eat The Frog, manger la grenouille, ou avaler le plus indigeste et difficile à manger en matinée, pour que le reste de la journée paraisse plus facile, comme évoqué dans le livre du même nom de Brian Tracy.
Planifier la veille : dans le cadre d’une révision de son horaire de la journée et de la répartition des tâches, il peut être très efficace de planifier, ou du moins penser à l’organisation de sa journée de travail la veille, ce qui permet de mieux mettre en perspective les choses, laisser passer une nuit pour arriver en pleine forme avec les bonnes intentions le lendemain, et ainsi être plus productif.
6 – Prendre des vraies pauses : s’aérer l’esprit
Nous sommes des humains, pas des machines, et il est important de donner de l’oxygène à nos cerveaux, même si on est en plein rush ou dans un gros projet à rendre, ou tout simplement dans une routine quotidienne de travail, surtout si on travaille à temps plein.
Ainsi il est essentiel de prendre régulièrement des pauses réelles, et de décrocher même un instant. Prendre son téléphone pour regarder son feed d’actualités ou ouvrir un onglet Youtube n’est pas vraiment une pause : sortir prendre une marche, aller faire un café, cuisiner, ranger son frigo, faire une courte méditation ou séance de yoga, s’étirer, faire une lessive, ou même passer un coup de balai, peuvent être des moyens de prendre un vrai break du travail.
On peut aussi penser à la mauvaise habitude de manger rapidement devant l’ordinateur : ce n’est pas un vrai break, plutôt que de s’asseoir à table sans téléphone ou écran pour la pause midi.
En plus de reposer les neurones, une vraie pause permettra de recharger les batteries et l’énergie mentale et physique, la force de concentration, et parfois même de prendre un petit recul permettant de trouver l’inspiration ou de nouvelles idées dans un projet : bref, un vrai plus pour la productivité.
Il faut garder en tête que dans un cadre de travail autonome, les jours fériés n’existent pas, comme plusieurs avantages sociaux : c’est pourquoi il est essentiel d’aménager un horaire de travail qui laisse aussi du temps libre, des jours de repos, pour pouvoir concilier vie personnelle et professionnelle, et prendre soin de son bien-être général et de sa santé mentale.
7 – Améliorer son carburant et entretenir la machine
Ce n’est pas parce qu’on travaille sur un ordinateur ou assis à une table si c’est votre cas, qu’on a pas besoin d’avoir un corps en santé : le physique est lié au mental, et il faut donc en prendre soin aussi, voir encore plus lorsqu’on a un métier qui implique de longues heures de concentration assis devant un écran.
Le carburant est alors un élément essentiel de la productivité : nourrir son corps avec de bonnes choses pour entretenir une bonne santé, avoir les idées plus claires et mieux travailler.
Et beaucoup de pièges se glissent sur les bureaux des travailleurs autonomes à la maison : gâteries et sucres rapides créant une retombée d’énergie, cafés à répétition, fast food et Uber Eats avec de la nourriture de moindre qualité, sodas sucrés et chimiques, etc.
Boire beaucoup d’eau et faire attention à sa nourriture en prenant par exemple le temps de cuisiner ou dépenser un peu plus pour de la nourriture plus fraîche et plus saine peut faire une vraie différence sur la productivité au travail, et les effets d’une bonne routine alimentaire peuvent se faire sentir sur le moyen et surtout long terme, sur le travail mais sur la santé en général.
8 – Lutter contre la procrastination : en être conscient, fixer des échéanciers
La procrastination est un mal qui touche tout le monde à différents niveaux, et spécialement ceux qui travaillent de la maison, encore plus ceux qui sont indépendants, avec l’absence de cadre ou d’échéanciers fixés par un supérieur.
Un des problèmes principaux d’être son propre patron quand on est travailleur ou travailleuse autonome, c’est de se fixer soi-même des échéanciers, plus connus sous le nom anglais incisif de deadline, à respecter, et quand il n’y a personne pour nous taper sur les doigts quand ils ne sont pas respectés, c’est plus difficile.
En être conscient et le reconnaitre est un bon moyen de commencer, pour progresser, devenir plus proactif et essayer de se fixer soi-même des dates ou heures pour finir certains projets, comme par exemple d’assigner un certain nombre d’heures à une tâche précise.
Si vous ne connaissez pas encore cet incroyable Ted Talk du blogueur Tim Urban sur la procrastination, et son excellente métaphore du panic monster lorsqu’arrive la deadline, et la dure réalité des tâches qui n’ont pas de date d’échéance fixée et dont il ne revient qu’à nous de les commencer, voici une excellente manière de prendre conscience d’un phénomène qui nous touche tous, dans la vie professionnelle mais aussi personnelle.
9 – S’aider d’applications : 10 idées d’apps utiles
Que ce soit sur le téléphone ou sur l’ordinateur, donc version mobile ou bureau, il existe de plus en plus d’applications de productivité qui peuvent, dans certains contextes et selon l’environnement de travail, devenir de vrais atouts pour améliorer sa productivité.
Ces dernières années, le marché de ces applications s’est beaucoup développé, certaines gratuites, d’autres payantes, et plusieurs s’avèrent plutôt efficaces, car malgré nos efforts, nous sommes des humains et non des machines qui peuvent gérer de multiples tâches et des agendas bien rangés dans nos cerveaux, même si certains sont meilleurs que d’autres!
Il faut garder en tête que l’appréciation de ce genre d’applications reste subjectif et propre à la manière de fonctionner de chacun, au contexte de travail et au genre d’environnement dans lequel on évolue.
Voici une petite sélection subjective et non-exhaustive de 10 applications assez populaires et utiles pour gagner du temps et améliorer sa productivité :
- Monday: un logiciel de management de projets très bien fait, intuitif et avec des possibilités de connections à d’autres applications de messagerie pour faire des rappels automatiques, assigner des tâches et gérer une équipe
- Trello: une application de listes fonctionnant un peu comme des panneaux et post-it, utile pour la répartition des tâches et le travail d’équipe, avec une visualisation simple et intuitive pour glisser et épingler des tâches sur des tableaux ou boards
- Todoist: la to-do-list au niveau digital supérieur, permettant de gérer plusieurs listes et tâches à la fois au quotidien, une application simple et assez puissante pour améliorer sa gestion du temps
- Rescue Time : un bon moyen de s’améliorer en contrôlant et évaluant le temps consacré à chaque tâche sur l’ordinateur ou le téléphone, avec un suivi personnalisé et automatisé pour mieux organiser et planifier ses journées
- Toggl: une autre bonne application de suivi du temps passé sur chaque tâche, logiciel ou application, utile pour améliorer sa gestion du temps avec des statistiques précises sur sa journée de travail
- do : un bon outil de management et gestion de tâches, qui rassemble les to-do-list, un calendrier, un planificateur et des rappels en une seule app, adopté par des millions d’utilisateurs pour améliorer leurs vies occupées
- Google Doc : la gestion de documents partagés de Google, très bien faite et pratique pour le travail collaboratif, en équipe ou avec un client: très utile pour gagner du temps en évitant les éternels aller-retours quand on travaille en commun sur un même document
- Evernote: très pratique pour ceux qui ont plein d’idées et de choses à noter au cours de la journée, permettant de prendre des notes, marquer des pages ou infos et les organiser pour ne pas perdre le fil, et aussi assigner et gérer des tâches
- Forest: une jolie application pour ceux qui veulent décrocher du téléphone en plantant des arbres, et rester concentrer, avec en plus une vraie finalité écologique pour se forcer à rester productif tout en faisant une bonne action
- Last-pass : pour ceux qui travaillent dans un environnement demandant des mots de passes et identifiants à n’en plus finir, cette application gestionnaire de mots de passe est un bon moyen de gagner du temps en rassemblant tout au même endroit
Travailleur autonome et productivité : des solutions
La vie des petites entreprises implique souvent beaucoup de tâches et obligations à gérer en dehors du travail lui-même, et beaucoup de travailleurs autonomes, pigistes et autoentrepreneurs peuvent parfois se retrouver submergés et sujets à des problèmes de productivité.
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe plusieurs manières d’améliorer sa routine de travail pour augmenter son rendement, des habitudes à mettre en place qui feront vite une différence, jusqu’à améliorer votre train de vie et votre santé sur le long terme en trouvant un meilleur équilibre de vie.
Voici donc les quelques pistes d’amélioration que nous avons évoquées :
- Améliorer et optimiser son espace de travail, physique mais aussi digital
- Contrôler son téléphone, gérer les notifications ou le mettre dans une autre pièce
- Redécouper ses objectifs en plusieurs tâches plus concrètes et réalistes
- Redéfinir ses priorités, se concentrer sur le plus important et significatif
- Se débarrasser du plus gros avant midi, planifier la veille
- Prendre de vraies pauses, respirer et faire des coupures
- Améliorer son carburant : s’hydrater, bien manger et soigner son corps
- Lutter contre la procrastination : en être conscience, se fixer plus d’échéanciers
- S’aider d’applications bureau et mobile : 10 idées d’apps
Pour aller plus loin, jetez un œil à notre article sur comment mieux aménager son bureau pour être productif, ou encore la notion d’assistant virtuel pour déléguer certaines tâches.
