Être travailleur indépendant, c’est la liberté de gérer entièrement son entreprise individuelle comme on le veut.
Mais cela inclue aussi d’être responsable de sa comptabilité : tenue de livres, déclaration de revenus, états financiers, TPS, TVQ, dépenses d’entreprise, demandes de crédits d’impôts, etc…
Une étape qui peut parfois devenir un casse-tête et vous mener à la question : devrais-je prendre un comptable ?
Ou faire ma comptabilité moi-même ? Avec un logiciel de comptabilité et un peu d’auto-formation ?
Une fois de plus, chaque situation est différente, que ce soit du côté du genre d’activité et de la complexité des transactions impliquées, mais aussi de votre aisance avec l’organisation et les chiffres.
Essayons ici de déterminer les avantages et inconvénients d’engager un fiscaliste pour faire sous-traiter sa comptabilité.
La comptabilité de l’entreprise individuelle au Québec
Tout d’abord, on peut faire un rapide tour d’horizon de ce qu’implique la gestion d’une activité de travail autonome d’un point de vue comptabilité.
Quelles sont les différentes obligations fiscales, démarches et tenues de comptes essentielles au fonctionnement d’une entreprise individuelle.
Déclaration d’impôt : C’est le gros morceau de la compatibilité. Si se lancer comme travailleur autonome peut-être plutôt simple, c’est souvent en fin d’année que les choses se corsent avec la déclaration d’impôt.
Calculer son chiffre d’affaire, rempli le formulaire pour les dépenses d’entreprises, s’inscrire ou non aux fichiers de Revenu Québec pour la TVQ / TPS, si le revenu annuel dépasse 30 000 CAD : si en théorie la déclaration de revenus reste plus simple que celle d’une entreprise incorporée par exemple, de nombreux détails peuvent vite vous donner du fil à retordre.
Pour être mieux préparé, il est conseillé de bien tenir à jour ses cahiers au cours de l’année.
Facturation: Si encore une fois la facturation peut être simple en théorie, selon la fréquence et la complexité de votre activité, elle peut s’avérer plus délicate, notamment au niveau des taxes.
Selon vos revenus et votre statut (incorporé ou non par exemple), vous devez inclure la TPS et TVQ sur vos factures.
Et si vous produisez plusieurs factures par semaine, il est important de tenir un cahier de comptes pour bien faire votre suivi, notamment pour garder des traces de chaque transaction en cas de justification dans le cadre de certaines démarches.
Dépenses d’entreprise : Une partie importante pour un entrepreneur individuel car plusieurs dépenses liées à l’exercice de l’activité peuvent être déductibles d’impôt à la fin de l’année et faire une différence au niveau des taxes.
Cependant, lorsqu’on rentre dans le détail, ces dépenses d’entreprise peuvent être compliquées à calculer, puisqu’il y a différent pourcentages applicables considérés par Revenu Québec et par l’Agence du Revenu du Canada, par exemple sur l’utilisation d’une voiture, les factures d’hydro et d’Internet, une partie du loyer, etc.
Faire sa comptabilité soi même
Tout dépendra d’une part de votre facilité avec les chiffres, votre connaissance de l’impôt et des lois fiscales, ainsi que de votre aisance générale avec la gestion financière et les tableaux Excel.
Mais il faut aussi penser à la nature de votre activité et à la quantité de travail nécessaire en termes de comptabilité.
Par exemple, si vous êtes pigiste en traduction, que vous travaillez principalement pour 3 ou 4 clients qui vous donnent de longs contrats, donc quelques factures par années, il sera assez simple de tenir votre comptabilité à jour.
Mais si vous êtes dans le commerce de détail ou la vente en ligne, avec des dépenses et ventes quotidiennes, alors la tenue de livres sera différente et beaucoup plus volumineuse, même pour une petite entreprise, avec par exemple une comptabilité de caisse à tenir.
Cependant aujourd’hui, notamment grâce à l’aide de plusieurs logiciels d’impôts disponibles sur le marché, ou même certains modèles de fichiers Excel et toutes les ressources en lignes, il est tout à fait possible, avec un peu de temps, de patience et d’organisation, de réussir à tenir sa comptabilité soi-même sans s’arracher les cheveux.
Avantages de faire sa comptabilité
Indépendance : Certains ne jurent que par la devise « on n’est jamais mieux servi que par soi-même. »
En assumant la gestion de votre comptabilité, vous ne dépendez de personne et vous êtes maître de votre activité à 100%, ce qui est souvent l’objectif des travailleurs indépendants québécois.
Un avantage aussi lorsqu’arrive la saison des impôts et que tous les comptables sont occupés et overbookés, vous n’aurez pas le problème d’en trouver un à temps pour ne pas être en retard dans votre déclaration de revenus, et risquer des frais de pénalité.
Auto-formation : Que ce soit avec un logiciel ou à travers la lecture de livres et tutoriaux divers, apprendre la comptabilité rajoutera une corde à votre arc, et agrandira votre champ de compétences.
Ce que vous apprendrez à travers la gestion de votre comptabilité vous servira sans aucun doute pour le reste de votre carrière professionnelle, mais aussi dans votre vie personnelle.
Economie : En faisant votre comptabilité vous-même, vous n’aurez donc pas de frais de sous-traitance en évitant d’engager un comptable.
Même si certains logiciels peuvent couter jusqu’à 50 CAD/mois si vous en utilisez un, ou que certains modèles et tutoriaux en ligne sont payants, cela restera moins cher que d’engager un fiscaliste régulièrement, surtout si votre comptabilité est volumineuse et que vous avez plus qu’une simple déclaration d’impôt à gérer.
Conseil de pro : la compta hebdo : Dans les travailleurs autonomes qui ont choisi de gérer eux-mêmes leur compta et qui s’en sortent bien, un conseil revient souvent : la régularité de la tenue des comptes.
Pour ne jamais perdre le fil, réservez un créneau horaire non pas chaque mois mais chaque semaine, que ce soit le vendredi pour terminer ou au contraire le lundi pour commencer avec le cerveau reposé.
Selon votre activité, même un 10 ou 15 minutes pourra servir pour faire une mise à jour de vos livres de comptes, suivi des paiements, factures, dépenses, et vous permettre non seulement une certaine tranquillité d’esprit, mais aussi de garder une vision d’ensemble de vos états financiers au fur et à mesure, plutôt que de devoir tout faire dans le stress en fin d’année.
Désavantages de faire sa comptabilité soi-même
Risque d’erreurs : Malgré votre rigueur et précision, l’erreur est humaine, et rien ne vaut un œil extérieur, surtout quand on parle de chiffres, de comptabilité de caisse, d’exercice, de montants inscrits à la ligne 23 106 et autres 5,525% de pourcentages à calculer sur un premier palier d’imposition propre aux obligations fiscales des petites entreprises.
Lorsqu’on essaye de tout faire soi-même, il se peut qu’on oublie des détails, des erreurs qui peuvent parfois entraîner des frais de pénalités ou des intérêts à payer, ou encore un retard sur un précieux crédit d’impôt qu’on attend.
Le temps non facturable : Le temps c’est de l’argent, spécialement quand on travaille à son compte.
Car être travailleur autonome c’est aussi gérer son entreprise au complet en dehors de son activité professionnelle, ce qu’on appelle parfois du « temps non facturable » : consacrer du temps à faire de la prospection de nouveaux clients, à faire de la publicité et du marketing, du réseautage, gérer ses médias sociaux, aller acheter des fournitures, et bien sûr, tenir à jour sa comptabilité et faire ses déclarations de revenus.
Selon la complexité impliquée par votre activité au niveau comptable, faire la gestion vous-même pourra vous prendre des heures voire des jours sur votre temps de travail.
Manquer des déductions fiscales et crédits d’impôts : les lois fiscales sont complexes et changent souvent, que ce soit du côté de Revenu Québec ou de l’Agence du Revenu du Canada, comme par exemple les crédit d’impôts et déductions fiscales en vigueur qui sont mis à jour chaque année en janvier.
En faisant vous-même votre comptabilité, vous pourriez passer à côté de précieuses informations et démarches dont vous ignoriez l’existence, car vous ne pouvez pas être sur tous les fronts à la fois, alors que l’expert-comptable sera au front pour vous du côté de la finance.
Faire sous-traiter sa comptabilité à un expert
La comptabilité d’entreprise, ou les chiffres et la finance en général, ce n’est pas la tasse de thé de tout le monde, et il arrive souvent que des travailleurs autonomes fasse appel à un expert-comptable pour les aider avec leur gestion financière, que ce soit pour une simple déclaration ou pour une assistance régulière au cours de l’année d’exercice.
Car plus loin que la simple question de compétences en la matière, votre situation financière et la nature de votre activité peut aussi impliquer plus de complexité.
Et il faut savoir qu’un fiscaliste peut aussi s’avérer un bon conseiller pour vous aider à mieux gérer votre entreprise, économiser de l’argent et être moins stressé.
Avantages d’un comptable
Paix d’esprit : Pas besoin de stresser à l’approche de la déclaration de revenus, si vous tenez vos comptes un minimum pour avoir vos chiffres et pièces justificatives en main, le comptable se chargera de faire la déclaration d’impôt pour vous.
Attention aux délais car à l’approche des dates limites, les comptables sont souvent très occupés. Mais une fois que vous aurez trouvé votre fiscaliste, vous pourrez vous enlever cette charge de travail.
Gain de temps : Si dans l’idéal vous pourriez vous dire que faire une déclaration d’impôt ne prendra qu’une demi-journée, vous savez très bien qu’il y aura des imprévus, des complications, des pièces manquantes, le logiciel qui ne marche pas, des pages de nouvelles réglementations à lire, bref : vous pourriez rapidement perdre quelques jours sur votre déclaration de revenus.
Et donc perdre du temps sur votre travail, et donc vos revenus. Alors qu’un simple rendez-vous, même à distance, avec votre comptable, vous permettra de garder votre énergie pour votre travail en lui confiant cette charge.
De plus, un expert-comptable, par définition, sera non seulement beaucoup plus rapide que vous, mais aussi plus à jour sur les lois et règles fiscales du Québec et du Canada, lesquelles changent souvent.
Gain d’argent : Un bon comptable vous aidera par exemple à mieux faire la déclaration des dépenses d’entreprise, en ajoutant certaines dépenses déductibles auxquelles vous n’auriez pas pensé, pour vous permettre de faire baisser votre revenu imposable, et parfois payer moins de taxes.
Il peut aussi vous conseiller par exemple sur certains crédits d’impôts ou autres sources de financement auxquels vous seriez admissibles, et auxquels vous n’auriez pas forcément pensé non plus.
Il peut aussi vous guider en termes de stratégies financières relatives aux impôts, en planification, comment optimiser votre rendement et vos profits, ou encore vous aider à rédiger un plan d’affaires.
Désavantages d’un comptable
Frais : Engager un comptable vous coûtera forcément quelque chose.
Une simple consultation pour une déclaration d’impôt peut commencer dans les 80 -100 CAD, mais certaines déclarations et démarches plus complexes, comme par exemple une assistance comptable au cours de l’année, peuvent représenter plus de frais.
Cependant, beaucoup vous diront que c’est un investissement qui est vite rentabilisé !
Impliquer un sous-traitant : En engageant quelqu’un, vous impliquez une tierce personne dans la gestion de votre entreprise, ce qui vous enlève un peu d’indépendance, si vous êtes quelqu’un qui préfère tout gérer de A à Z et de ne pas devoir passer par des intermédiaires.
Disponibilité : A l’approche du printemps et des déclarations de revenu, les comptables sont souvent très occupés et demandés, et il peut parfois s’avérer difficile d’en trouver un à temps.
La comptabilité : au cas par cas pour les travailleurs autonomes
Si être son propre patron c’est pouvoir travailler quand on veut, avec qui on veut, ou encore d’où on veut, c’est aussi être obligé d’assumer ses responsabilités d’entrepreneur en gérant soi-même la comptabilité.
Il est tout à fait possible pour certains travailleurs autonomes de gérer eux-mêmes cette partie, avec une bonne organisation, de la rigueur et certains outils.
Mais encore une fois, chaque situation est différente : si c’est surtout la nature de l’activité et le volume de transactions financières impliquées qui joueront dans la balance pour engager un comptable ou non, vos compétences en finance et le temps que vous pouvez y consacrer seront aussi un facteur pour décider de la meilleure option :
- Si vous avez seulement quelques clients réguliers, que vous avez un petit nombre de factures par année, et que vous travaillez de la maison ou d’un bureau, alors votre comptabilité et vos déclarations seront plus simples et il sera possible de les gérer vous-même. Cependant, un expert financier pourra vous aider à trouver plus de déductions fiscales, ou obtenir certains crédits d’impôts.
- Si vous avez beaucoup de clients différents et que vous réalisez des contrats à la semaine, votre comptabilité sera plus volumineuse, et sa gestion plus complexe. L’assistance d’un comptable pourra s’avérer précieuse et bénéfique, mais avec une rigueur de tenue de livres et de bons outils, vous pourriez très bien gérer les finances vous-même.
- Si vous êtes dans une activité de commerce et vente avec des transactions quotidiennes, avec de la comptabilité de caisse, une bonne gestion comptable tout au long de l’année sera essentielle, et un comptable pourra s’avérer un bon conseiller pour par exemple vous guider chaque mois, faire le point pour optimiser votre rendement.
- Si votre activité nécessite beaucoup d’investissements et dépenses par année, que ce soit pour des fournitures ou pour de la revente, alors votre comptabilité sera plus volumineuse et demandera une gestion plus régulière, car vous pourriez sûrement devoir vous inscrire à la TVQ et la TPS, notamment pour bénéficier de déductions fiscales aux entreprises. Un comptable sera ici une aide précieuse pour optimiser le rendement et ma gestion de votre entreprise.
- Si votre activité génère beaucoup de revenus et dépasse les 30 000 CAD par année, vous pourriez éventuellement avoir intérêt à passer de l’entreprise individuelle à l’entreprise incorporée. Même si ce n’est pas le cas pour la forme juridique, les obligations fiscales et la gestion financière deviennent souvent bien plus complexes lorsqu’on dépasse ce chiffre d’affaire annuel, et l’aide d’un comptable devient alors souvent nécessaire.
