Être son propre patron en devenant travailleur autonome, c’est aussi être responsable des finances de son entreprise individuelle.
Si vous avez choisi cette voie ou que vous êtes sur le point de l’emprunter, vous vous demandez sûrement : comment gérer et tenir sa comptabilité de travailleur autonome ?
Quelles sont les obligations fiscales ?
Quand et comment faire sa tenue de livres de comptes?
Comment gérer les dépenses d’entreprise, les déclarations de revenu, l’inscription à la TPS / TVQ?
Un tableau Excel, un logiciel de comptabilité et d’impôts, un comptable, ou simplement une feuille et un stylo ?
Une gestion hebdomadaire ou seulement à la fin de l’année d’imposition ?
Essayons de faire le tour de la question pour mieux vous aider dans cette partie essentielle du quotidien des travailleurs autonomes québécois.
Obligations fiscales d’une entreprise individuelle au Québec
Il convient premièrement de rappeler ce qu’implique la gestion d’une activité de travail autonome du côté de la comptabilité.
Il y a différentes obligations fiscales, démarches et tenues de comptes essentielles au fonctionnement d’une entreprise individuelle au Québec.
On peut noter trois parties importantes :
1 – Déclarer ses impôts et son chiffre d’affaires : Si se lancer comme travailleur autonome peut-être plutôt simple, c’est souvent en fin d’année que les choses se corsent avec la déclaration d’impôt.
Calculer son chiffre d’affaire, rempli le formulaire pour les dépenses d’entreprises, s’inscrire ou non aux fichiers de Revenu Québec pour la TVQ / TPS, si le revenu annuel dépasse 30 000 CAD : si en théorie la déclaration de revenus reste plus simple que celle d’une entreprise incorporée par exemple, de nombreux détails peuvent vite vous donner du fil à retordre.
Pour être mieux préparé, il est conseillé de bien tenir à jour ses cahiers au cours de l’année, ou encore de faire appel à un comptable.
2 – Faire et tenir à jour sa facturation: Selon la nature de votre entreprise, la fréquence et la complexité de votre activité, la facturation peut s’avérer plus ou moins délicate, notamment au niveau des taxes.
Selon vos revenus et votre statut (incorporé ou non par exemple), vous devez inclure la TPS et TVQ sur vos factures.
Et si vous produisez plusieurs factures par semaine, il est important de tenir un cahier de comptes pour bien faire votre suivi, notamment pour garder des traces de chaque transaction en cas de justification dans le cadre de certaines démarches.
Ce sera ainsi une comptabilité au rythme différent si vous gérez une boutique en ligne avec plusieurs ventes journalières ou que vous travaillez en libéral sur quelques contrats par année.
3 – Calculer ses dépenses d’entreprise : Une partie importante de la comptabilité d’un entrepreneur individuel puisque plusieurs dépenses liées à l’exercice de l’activité peuvent être déductibles d’impôt à la fin de l’année, et ainsi faire une différence au niveau des taxes provinciales et fédérales.
Frais de déplacement, kilométrage, fournitures nécessaires à l’exploitation de l’entreprise, etc. Cependant, lorsqu’on rentre dans le détail, ces dépenses d’entreprise peuvent être compliquées à calculer, puisqu’il y a différent pourcentages applicables considérés par Revenu Québec et par l’Agence du Revenu du Canada, par exemple sur l’utilisation d’une voiture, les factures d’hydro et d’Internet, une partie du loyer, etc.
Encore une fois cela dépendra de la nature de votre activité professionnelle, mais il se peut que vous ayez beaucoup de dépenses à gérer et considérer dans votre comptabilité.
Quand faire sa comptabilité ?
C’est encore une question de cas par cas pour les gestionnaires de petites entreprises, lié non seulement à la personnalité mais surtout à la nature de l’activité.
Pour certains, faire un bilan au quotidien est essentiel pour ne pas perdre le fil.
D’autres préfèrerons y consacrer un moment chaque semaine, ou chaque mois.
D’autres encore attendront la déclaration d’impôt annuelle pour faire un bilan de l’année précédente, mais ce n’est pas conseillé de la part des experts.
La compta mensuelle est assez courante, puisque la procédure standard des écritures comptables indique la tenue d’un registre mensuel décrivant les activités d’entrées et sorties d’argent.
C’est une fréquence assez recommandée qui s’applique à la plupart des situations, permettant de prendre un instant chaque mois pour faire le point, et visualiser le passé et le futur : faire un bilan des mois passés, et anticiper les mois à venir, en fonction des revenus et dépenses.
Et la planification et l’anticipation sont les clefs d’une bonne gestion d’entreprise individuelle.
La compta hebdomadaire : Un conseil qui revient souvent de la part des travailleurs autonomes expérimentés : la régularité de la tenue des comptes.
Pour ne jamais être dépassé par le temps et perdre le fil, certains conseillent de réserver un créneau horaire non pas chaque mois mais chaque semaine, que ce soit le vendredi pour terminer ou au contraire le lundi pour commencer avec le cerveau reposé.
Selon votre activité, même un 10 ou 15 minutes pourra servir pour faire une mise à jour de vos livres de comptes, suivi des paiements, factures, dépenses, et vous permettre non seulement une certaine tranquillité d’esprit, mais aussi de garder une vision d’ensemble de vos états financiers au fur et à mesure, plutôt que de devoir tout faire dans le stress en fin d’année.
La compta quotidienne : On s’adressera ici aux travailleurs et travailleuses autonomes qui gèrent un commerce ou une boutique en ligne avec des mouvements d’argent chaque jour, ce qu’on appelle la comptabilité de caisse.
Une gestion quotidienne ne sera pas pertinente pour des pigistes avec des contrats de plusieurs semaines ou mois.
Gestion et tenue de livres d’une activité de travail autonome
Légalement, un travailleur autonome doit tenir ce qu’on appelle des écritures comptables.
C’est un registre mensuel et cumulatif décrivant les revenus et dépenses générées par l’activité.
Il peut inclure les pièces justificatives suivantes : les factures de ventes, les factures des dépenses professionnelles, les relevés de banque, les chèques, les relevés de commission ou bordereaux de dépôts, et plus généralement tout document susceptible de justifier une dépense professionnelle.
Cette tâche peut-être plus ou moins compliquée selon votre activité et la fréquence des transactions.
Par exemple, une activité avec de la vente d’articles et une boutique en ligne générera des transactions de dépenses et revenus beaucoup plus importantes qu’une activité de service avec seulement quelques contrats par année et très peu de dépenses liées à l’activité.
Ainsi il existe plusieurs manières de gérer et tenir ces écritures comptables.
Voici les 5 principales pratiques chez les travailleurs autonomes :
1 – Fichiers Excel : Certains pourront s’en sortir avec un simple fichier Excel, regroupant les entrées et sorties d’argent, et détaillant les sources des transactions.
Il existe même des fichiers Excels préconstruits et structurés, des templates pour la comptabilité des petites entreprises que vous pouvez télécharger sur certains sites, gratuitement, ou même acheter pour certains modèles plus élaborés.
Mais certains préfèrent faire leur fichier eux-mêmes, adapté à leurs besoins spécifiques.
L’avantage du bon vieux fichier Excel c’est sa relative simplicité et le côté flexible et personnalisable, pour par exemple rajouter une colonne, une formule spécifique pour calculer certains cumuls, ou enlever des choses dont on ne se sert pas.
L’inconvénient c’est parfois l’exportation de documents et tableaux lorsqu’on doit les transférer, et il est aussi facile de se laisser dépasser et que votre fichier Excel se transforme en usine à gaz compliquée !
C’est pourquoi certains modèles sont quand même recommandables.
2 – Logiciels comptables : Pour passer au niveau supérieur lorsque les choses deviennent un peu plus complexes et pour pouvoir garder le fil, certains préféreront s’équiper d’un logiciel de comptabilité.
Souvent ces logiciels spécialisés s’avèrent de puissants outils non seulement pour gérer et tenir un livre des comptes, mais également pour simplifier la facturation, automatiser certaines transactions et assurer un meilleur suivi de la trésorerie et une meilleure vue d’ensemble de votre activité en termes de rendement financier global, et ainsi mieux gérer, prendre de meilleures décisions.
Le bon côté de ces logiciels c’est la puissance d’automatisation et de gestion des données et la multitude de possibilités offertes, les extensions et mise à jour qui permettent de rester à la pointe pour une comptabilité irréprochable.
Dans les inconvénients on peut mentionner le prix de certains, mais aussi la relative complexité quand on se lance, et l’apprentissage.
Cependant, une fois mis en place et maîtrisé, le logiciel s’avérera un précieux allié.
3 – Applications mobiles : C’est l’extension de plus en plus important des logiciels pour le format mobile, ils s’invitent maintenant sur les téléphones intelligents.
Il existe une multitude d’applications pour la comptabilité, comme QuickBooks, Sage, WeathSimple ou encore Account Edge.
L’avantage majeur de gérer sa comptabilité avec une application mobile c’est que de plus en plus, toutes nos activités y compris nos transactions bancaires par exemple, sont gérées à partir de nos téléphones.
Il peut ainsi être très facile de synchroniser toutes les activités en temps réel ou presque sur mobile.
L’inconvénient ?
Pensez à une sauvegarde, car si vous perdez votre téléphone ou que vous n’avez plus de batterie et besoin de vos documents, il faut qu’ils soient accessibles ailleurs.
4 – Papier, stylo, calculatrice : Certains rebelles préfèrent la jouer à l’ancienne et ne jurent que par un bon vieux papier et leur stylo fétiche, et une simple calculatrice.
Encore une fois tout dépend de l’activité et du nombre de transactions et mouvements à enregistrer, mais dans une situation avec peu d’entrées et peu de sorties d’argent, il est très possible d’arriver à mettre sur papier ses livres de comptes, en recréant un peu le principe d’un simple fichier Excel, un tableau avec les entrées et sorties d’argent, et plusieurs colonnes spécifiques selon les besoins, cela peut rester très envisageable sur papier.
L’avantage c’est le côté concret, accessible et palpable, de pouvoir sortir les documents du tiroir en un clin d’œil sans avoir à allumer l’ordinateur ou chercher dans le téléphone.
Cependant, à l’heure du numérique, il se peut que certaines démarches et transferts de documents soient délicats avec le format papier, ou bien le transfert de données qu’il faudra rentrer à la main et taper sur l’ordinateur, en plus du risque d’erreur humaine.
5 – Comptables agréés : Finalement, il se peut aussi que vous préfériez faire appel aux services d’un professionnel agréé en finance et comptabilité, un investissement qui peut s’avérer très utile comme nous le verrons juste après.
Il est courant de voir des indépendants recourir aux services comptables d’un professionnel, que ce soit simplement pour se décharger de la partie comptabilité, ou encore pour en faire un véritable assistant et conseiller dans la gestion d’une entreprise qui se développe et nécessite beaucoup de gestion financière.
Nous verrons ci-après les avantages et inconvénients.
Gérer sa comptabilité soit même ou engager un comptable ?
C’est souvent une question qui se pose quand on se lance à son compte et qu’on ne veut pas trop mettre le nez dans les chiffres.
Il est tout à fait possible pour certains travailleurs autonomes de gérer eux-mêmes cette partie, avec une bonne organisation, de la rigueur et par exemple l’aide d’un logiciel de comptabilité.
Mais encore une fois, chaque situation est différente : si c’est surtout la nature de l’activité et le volume de transactions financières impliquées qui joueront dans la balance pour engager un comptable ou non, vos compétences en finance et la place que vous pouvez y consacrer dans votre emploi du temps seront aussi un facteur pour décider de la meilleure option.
Si vous avez seulement quelques clients réguliers, que vous avez un petit nombre de factures par année, et que vous travaillez de la maison ou d’un bureau, alors votre comptabilité et vos déclarations seront plus simples et il sera possible de les gérer vous-même.
Cependant, un expert financier pourra vous aider à trouver plus de déductions fiscales, ou obtenir certains crédits d’impôts.
Avantages et inconvénients de faire sa comptabilité soi-même : Si vous êtes capables de mener votre barque seul(e), alors vous assurez à 100% votre indépendance en n’ayant pas besoin d’attendre ou interagir avec une tierce personne, ou par exemple d’être mal pris quelques semaines avant la déclaration de revenu en ne trouvant pas de services comptables disponibles.
Si vous aimez l’autoformation et apprendre, il est certain que gérer soi-même la comptabilité vous donnera une expérience supplémentaire.
Avantages et inconvénients de sous-traiter sa comptabilité : Un comptable est plus au courant que vous des mises à jour et différents changements de lois, par exemple sur les taxes de ventes, les crédits d’impôts ou autres changements de la loi fiscale québécoise ou canadienne.
Vous aurez la paix d’esprit pour pouvoir vous concentrer par exemple sur de la gestion de projet concernant exclusivement votre travail.
Et un bon conseiller financier peut-aussi vous aider à mieux gérer votre portefeuille professionnel, par exemple en vous suggérant des placements comme des REER ou CELI, et vous aider à mettre de l’argent de côté.
Pour en savoir plus, consultez notre article sur faire sa comptabilité soi-même ou engager un comptable.
La diversité des situations de travailleur autonome
Vous l’aurez compris : la gestion de la comptabilité d’une entreprise individuelle est unique à chaque personne et chaque entreprise, et il faut donc prendre en compte le contexte dans lequel on évolue, d’un point de vue financier.
Voici quelques exemples de situations de travailleur autonome :
Peu de clients et peu de factures : Si vous avez seulement quelques clients réguliers, que vous avez un petit nombre de factures par année, et que vous travaillez de la maison ou d’un bureau, alors votre comptabilité et vos déclarations seront plus simples et il sera possible de les gérer vous-même. Cependant, un expert financier pourra vous aider à trouver plus de déductions fiscales, ou obtenir certains crédits d’impôts.
Beaucoup de clients différents : Si vous avez beaucoup de clients différents, que vous êtes pigiste et que vous réalisez des contrats à la semaine par exemple, votre comptabilité sera plus volumineuse, et sa gestion plus complexe.
L’assistance d’un comptable pourra s’avérer précieuse et bénéfique, mais avec une rigueur de tenue de livres et de bons outils, vous pourriez très bien gérer les finances vous-même.
Activité de commerce et vente : Si vous êtes dans une activité de commerce et vente avec des transactions quotidiennes, avec de la comptabilité de caisse, une bonne gestion comptable tout au long de l’année sera essentielle, et un comptable pourra s’avérer un bon conseiller pour par exemple vous guider chaque mois, faire le point pour optimiser votre rendement.
Mais une bonne organisation avec un logiciel et une application pourraient aussi fonctionner selon vos compétences en finance.
Beaucoup de dépenses : Si votre activité nécessite beaucoup d’investissements et dépenses par année, que ce soit pour des fournitures ou pour de la revente, alors votre comptabilité sera plus volumineuse et demandera une gestion plus régulière, car vous pourriez sûrement devoir vous inscrire à la TVQ et la TPS, notamment pour bénéficier de déductions fiscales aux entreprises.
Un comptable sera ici une aide précieuse pour optimiser le rendement et la gestion de votre entreprise.
Activité générant plus de 30k : Si votre activité génère beaucoup de revenus et dépasse les 30 000 CAD par année, vous pourriez éventuellement avoir intérêt à passer de l’entreprise individuelle à l’entreprise incorporée en vous inscrivant au Registre des Entreprises du Québec.
Même si ce n’est pas le cas pour la forme juridique, les obligations fiscales et la gestion financière deviennent souvent bien plus complexes lorsqu’on dépasse ce chiffre d’affaire annuel, et l’aide d’un comptable devient alors souvent nécessaire.
