Vous vous lancez comme travailleur indépendant, freelance, pigiste ou consultant, et votre premier contrat avec votre premier client est signé ? Félicitations !
Mais maintenant vous vous demandez peut-être comment faire une facture en tant que travailleur autonome ? Quelles sont les mentions obligatoires à inclure? Dois-je mettre la TVQ et la TPS ? Comment et quand exiger le paiement ?
Voici un petit guide non exhaustif de la facture en entreprise individuelle, et quelques conseils pour vous guider dans vos démarches et votre comptabilité.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture?
Les indépendants sont de plus en plus nombreux, représentant aujourd’hui 15% de la population active au Canada.
Par définition, les travailleurs autonomes facturent eux-mêmes leurs services au nom de leur entreprise individuelle.
Plusieurs obligations fiscales sont imposées par les gouvernements du Canada et de Québec. Certains éléments sont obligatoires sur la facture d’une entreprise au Québec :
La mention « Facture » : cela peut paraître simple et évident, mais c’est obligatoire de le mentionner, pour par exemple différencier d’un devis ou autre document, et surtout l’identifier, par exemple dans le cadre de démarche comptables ou de déclaration de revenus de travail autonome.
Le numéro de la facture : il sera unique pour chaque facture, et pourra vous permettre de tenir un compte et suivi du nombre de vos contrats, et faciliter la gestion et la tenue de vos livres de comptes.
Vous pouvez choisir une numérotation en fonction du nombre de factures que vous produisez par mois.
Vous aurez plus intérêt à mettre six chiffres par exemple si vous êtes dans la vente de produits ou marchandises au détail avec plusieurs ventes par jour, ce qui ne sera pas le cas si vous vous faîtes quelques long contrats de service par année.
La date d’émission de la facture : elle peut être différente de la date de livraison du service par exemple.
Le délai ou date de paiement : que ce soit par exemple « à payer avant le 10 juin » ou « à payer dans les 10 jours ouvrables suivant la date d’émission », votre facture doit préciser le délai précis dans lequel le client est tenu de régler le montant.
Facultatif : le moyen de paiement peut être précisé dans cette partie indiquant le délai, comme « règlement par chèque à l’ordre de … ou virement interac à … », même si vous vous êtes déjà entendu avec le client sur les modalités de paiement au préalable.
La date de livraison du service, du produit ou de la prestation : elle doit aussi apparaitre sur la facture, même si c’est la même que la date d’émission de la facture.
Votre identification : nom et adresse : vos coordonnées complètes légales doivent apparaitre, soit votre nom soit celui de votre compagnie, ainsi que l’adresse postale de l’entreprise.
Vous pouvez rajouter le numéro de téléphone et adresse courriel.
Numéro d’Entreprise du Québec : si votre entreprise individuelle génère un chiffre d’affaire supérieur à 30 000$ par année, vous êtes tenu de vous inscrire au Registre des Entreprises du Québec, et donc d’inclure votre NEQ sur vos factures.
L’identification de votre client : nom et adresse : les coordonnées du client concerné par cette facture doivent être inscrites, généralement mentionnée après vos coordonnées, et précédées d’un « à », car la facture s’adresse à ce client.
Téléphone et courriel sont aussi conseillés pour le côté pratique en cas de nécessité de se contacter par exemple.
L’adresse de livraison, le cas échéant : si vous fournissez un service ou livrez un produit à une adresse physique précise différente de celle de votre entreprise ou de celle sur l’identification du client, il vous faudra la préciser sur la facture.
Il sera plus facile de faire le suivi et l’historique des prestations de travail, mais gardez aussi en tête qu’en cas de litige quelconque, une facture représente un document à l’appui.
Chaque détail pertinent est donc important, comme l’adresse physique où la prestation ou le produit a été livré.
La description des services / produits / prestations facturées : pas besoin d’aller dans les détails ou de faire de longs paragraphes dans la description, mais il faut bien identifier la nature du service pour lequel vous réalisez la facture.
Le prix détaillé (nombres d’heures, taxes, frais) : Bien évidemment, votre facture doit préciser le prix exact et total qui doit être payé par le client.
Vous devez également inclure les détails qui constituent le prix, plus l’explication du prix est détaillée, plus votre facturation sera crédible, pour éviter d’éventuelles questions du client par exemple.
Ainsi il est important de préciser tous les détails pertinents qui mènent au prix final et total à payer : votre taux horaire, le nombres d’heures, le prix sans les taxes, le montant de la TVQ et TPS le cas échéant, les frais supplémentaires engagés (transport, impression, emballage, achat de fournitures), mais aussi d’éventuels frais de retards, ou au contraire une réduction ou remise offerte.
TVQ / TPS : En tant que travailleur autonome, si votre revenu annuel dépasse 30 000$, vous êtes tenu par la loi et Revenu Québec d’inclure les taxes fédérales et provinciales dans vos factures, la TVQ et la TPS.
Note : en vertu de la Charte de la langue française au Québec, vos factures doivent être rédigées en français, ou bien en français et dans l’autre langue où vous souhaitez faire votre facture.
Quand demander le paiement ?
Encore une fois ici il est important de considérer le contexte professionnel, qui ne sera pas le même si vous réalisez une pige d’une semaine pour un client que vous connaissez bien, une petite entreprise locale, voir un ami, ou si vous travaillez sur un contrat de consultant de plusieurs mois pour une grosse entreprise.
Pour une livraison à court / moyen terme, il est recommandé d’exiger le paiement lors de la livraison, qui peut aussi être la date d’émission de la facture, en donnant éventuellement une marge, tout dépendamment de votre relation d’affaire au client, pour un paiement avec délai : dans les 10 jours ouvrables, deux semaines, à vous d’assurer un suivi pour ne pas laisser s’éterniser le paiement.
Être son propre patron, c’est gérer son entreprise pour ne pas, par exemple, avoir à courir après un paiement alors que les projets suivants ont déjà commencé.
Livraison partielle avant paiement : Parfois, pour la livraison d’un gros projet, d’un seul produit précis mais important en heures de travail, comme par exemple la version finale d’une vidéo éditée et montée, un meuble en bois sur mesure ou encore la version finale d’un texte de plusieurs dizaines ou centaines de pages, il peut parfois être recommandé de demander un acompte ou un paiement total avant la livraison du produit, en envoyant d’abord un extrait ou une preuve que le produit est fini et prêt à livrer.
C’est encore quelque chose très relatif au milieu professionnel, et par exemple, au niveau de confiance avec votre client. Mieux vaut être plus prudent que pas assez.
Pour un long contrat de plusieurs mois, il peut être également approprié de réclamer un acompte, ou de convenir à l’avance de plusieurs versements.
Moyens de paiement : que choisir ?
Chèque, comptant, virement : le travailleur indépendant peut choisir voire imposer ses modalités de paiements, selon son domaine professionnel et la législation en vigueur. Mais quel est le meilleur moyen de se faire payer ?
Et comment s’assurer du bon paiement de la facture ? Voici une liste non-exhaustive de moyens de paiements, leurs avantages et inconvénients.
Virement Interac : c’est un mode de paiement qui est de plus en plus répandu de par sa simplicité, car seule une adresse courriel ou un numéro de téléphone sont nécessaires pour encaisser le paiement directement sur le compte.
Le seul problème pourrait être pour les travailleurs autonomes ayant des clients internationaux, en dehors du marché canadien, car c’est un moyen de paiement qui existe seulement au Canada.
Virement bancaire : Plus recommandé pour des clients réguliers qui vous feront souvent des virements, car la mise en place peut-être un peu plus longue.
Il faut que votre client prenne le temps de rentrer vos coordonnées bancaires complètes pour vous ajouter à sa liste de personnes / entreprises à qui il peut faire des virements directs depuis sa banque à la vôtre.
Une fois en place, c’est un moyen de paiement instantané et très rapide.
Virement Paypal : C’est le site de transaction monétaire le plus utilisé de nos jours. Beaucoup de sites marchands le proposent comme moyen de paiement, on peut dire que c’est une option qui s’est démocratisée, et elle est notamment pratique pour des virements internationaux.
Peu importe dans quel pays se trouve votre client, un virement Paypal sera un des moyens les plus simples de payer.
Cependant, attention aux frais ! Paypal se prend un pourcentage sur toutes les transactions, et vous pourriez avoir la mauvaise surprise de recevoir dans votre compte un peu moins que la somme inscrite sur votre facture…
Astuce : Vous travaillez avec un client de confiance ? Demandez-lui de vous payer via Paypal en utilisant la fonction ‘Envoyer de l’argent à un proche’, et aucune commission ne sera prélevée sur le montant final !
Revers de la médaille, vous ne pourrez pas bénéficiez de la protection Paypal pour les marchands.
Chèque : La paiement par chèque est toujours très utilisé, selon le contexte d’entreprise et la relation avec votre client, ce peut être une option envisageable.
Cependant, ce n’est pas la plus rapide, entre le temps de créer le chèque, de l’envoyer, d’aller le déposer dans le compte, et qu’il soit encaissé, en espérant ne pas avoir d’éventuels problèmes d’approvisionnement du côté du client.
Comptant : Même si c’est un mode de paiement qui disparait à l’heure des cartes de crédit et du numérique, et encore plus avec la récente pandémie où on évitait ce mode de paiement pour éviter les contacts, le bon vieux cash reste un moyen sûr, rapide et efficace d’empocher sa paye.
On s’adresse peut-être plus à des petits montants et contrats où on rencontre le client, comme par exemple pour de la vente directe de petits articles au porte à porte, des services à domicile payés à l’heure, ou d’autres prestations en contact direct avec le client. Un autre avantage ?
Le côté pourboire selon le type d’industrie, toujours de mise pour un bon service !
Où trouver des modèles de factures pour travailleurs autonomes ?
Maintenant vous vous demandez peut-être comment faire votre facture rapidement. Il existe plusieurs ressources, comme par exemple le site Kiwili qui propose son logiciel de facturation ici, ou encore de simples modèles de facture en ligne téléchargeables gratuitement, comme celui du Guide du Travailleur Autonome 3.1 tiré du livre de Jean Benoit Nadeau (cliquez ici).
Tout dépend du style d’activité de votre gestion comptable, si vous avez besoin de vos factures très détaillées par exemple pour demander des crédits d’impôt après votre déclaration de revenus, ou si vous êtes dans la vente de détail avec beaucoup de frais d’expédition ou d’emballage.
Rapidement en 5 min : Vous pouvez aussi garder ça très simple avec une feuille Excel ou même une feuille Word, en inscrivant seulement les mentions obligatoires : « Facture » et numéro de facture, date de la facture, vos coordonnées complètes, celles du client, la description du service et la date de livraison, le prix détaillé, les taxes le cas échéant, le prix total à payer, et la date de paiement exigée.
Personnalisez si souhaitez avec votre logo en haut au centre ou à droite, sauvegardez et vous avez votre modèle de facture !
