Un des avantages d’être son propre patron en étant travailleur autonome, c’est de pouvoir déclarer des dépenses déductibles d’impôt, les fameuses dépenses d’entreprise, souvent dans le but de réduire son revenu net imposable lors de la déclaration de revenus.
Cependant, il y a plusieurs nuances, catégories, et restrictions à considérer, notamment pour différencier les dépenses personnelles et dépenses d’entreprise, ce qui vous emmènera à vous poser la question : quelles sont les dépenses admissibles pour un travailleur indépendant?
Fournitures de bureau, frais de transport, kilométrage, frais de représentation, dépenses liées au lieu d’affaires, dépenses d’exploitation, abonnements et frais divers à domicile liés à l’activité, assurance habitation, travail à domicile : essayons de faire un tour d’horizon des fameuses dépenses déductibles.
Définir une dépense déductible pour travailleur autonome
Rappelons tout d’abord ce qui définit une dépense admissible à être considérer déductible pour un entrepreneur au Québec.
Selon le site de Revenu Québec, un travailleur autonome peut déduire de son revenu net imposable, donc de ses impôts, toute dépense raisonnable engagée pour générer un revenu d'entreprise.
Il faut donc que la dépense soit utile ou nécessaire à des fins d’affaires, que ce soit de la gestion, de la vente, de la production, ou encore un lancement.
Autrement dit, cette dépense doit permettre de générer, sur le long terme, un profit ou une économie servant votre entreprise.
Il faut également préciser que toute dépense déductible doit avoir un justificatif : un reçu, une facture, tout doit être soigneusement documenté, pour que les dépenses déclarées puissent être prouvées et justifiées en cas de contrôle fiscal par exemple, ou dans le cadre de certaines démarches de comptabilité.
Nous allons voir qu’il existe une grande variété de dépenses qui peuvent être considérées comme déductibles pour un travailleur autonome, y compris pour ceux qui travaillent à domicile.
Cette liste est donc non-exhaustive, et vous pourrez l’approfondir grâce aux liens fourni à la fin de l’article.
Frais de démarrage et promotion
Vous venez de vous lancer à votre compte? Si votre activité est déjà lancée et que vous avez des frais liés au démarrage, plusieurs dépenses seront admissibles.
On peut mentionner par exemple des emprunts ou investissements nécessaires au lancement de l’activité, des frais de dossier et d’inscription à certains organismes, mais aussi des investissements en représentation publicitaire et promotion.
Selon l’activité, le marketing de l’entreprise peut représenter un certain budget et des dépenses déductibles : création de logo, placement de publicités sur Facebook ou Instagram, spots radios ou TV, engagement d’un attaché presse pour une campagne promotionnelle, conception et impression de brochures et affiches, etc.
Frais de voyages, déplacement, représentation
Ce sont les dépenses qui sont liées à des rencontres professionnelles, ou les frais de déplacement dans le cadre de l’activité professionnelle.
Ces frais peuvent inclure des notes de restaurant, hôtel, des frais de transports en commun ou de location de véhicule, en autant que ces activités sont réalisées dans un cadre professionnel.
Il est donc bien important de nuancer ici avec certaines dépenses personnelles, notamment pour les frais de repas par exemple. Pour approfondir cette catégorie vous pouvez consulter ce paragraphe sur site de l’ARC.
Frais de formation
Voici une dépense admissible à considérer. Si dans le cadre de votre entreprise, vous vous inscrivez à des cours en ligne, vous suivez une formation pour obtenir une certification professionnelle, des salons ou séminaires, ou que vous achetez certains livres et types de documentation liées à votre activité, vous pourriez les déclarer.
Salaires, sous-traitance et honoraires
Selon la situation, certains travailleurs autonomes peuvent être emmenés à engager ou sous-traiter, et donc payer d’autres professionnels dans le cadre de leur activité.
Ces frais et honoraires sont alors déductibles, que ce soit les services d’un graphiste, d’un relationniste, d’un comptable ou encore de main d’œuvre dans le but de réaliser un projet d’entreprise.
Frais de gestion, administration, intérêts bancaires
Plusieurs dépenses relatives à des démarches d’administration ou de gestion de l’entreprises sont déductibles, comme des frais de dossier liée à l’ouverture d’un compte dans un cabinet de gestion financière, des frais liés à des demandes de subventions ou financements, ou certaines taxes d’affaires comme des permis ou cotisations.
Il faut aussi mentionner les frais et intérêts bancaires, comme par exemple ceux liées à un emprunt dans le cadre de la compagnie, ou encore les intérêts hypothécaires liées à l’achat de locaux commerciaux.
On peut aussi mentionner les souscriptions à un ordre professionnel, nombreux au Québec selon les professions, ou à certains organismes professionnels.
Fournitures et frais de bureau
Tout ce qui touche au quotidien d’un bureau ou d’un espace de travail peut être déductible comme tout ce qui est matériel : feuilles d’imprimante, stylos, papier, trombones, etc…
Le mobilier de bureau pourra aussi être déduit dans certaines mesures, car pour des plus grosse sommes et articles, certains biens pourront être considérés comme amortissables sur plusieurs années, ce que nous verrons dans le paragraphe suivant.
Cependant on peut aussi déclarer les dépenses liées au télécommunications comme les factures téléphoniques ou les abonnements internet.
Si votre bureau ou vos locaux d’entreprise sont à l’extérieur, plusieurs dépenses comme le loyer, les factures d’électricité, les primes d’assurance ou l’entretien des lieux sont à considérer.
Lieu de travail et dépenses liées au domicile
Pour ceux qui travaillent à domicile, il sera important de nuancer les pourcentages, car vous ne pourrez par exemple pas déclarer la totalité de votre abonnement Internet ou de votre facture hydro, puisque l’utilisation en sera pas exclusive au travail.
Selon Revenu Québec, vous devez déterminez un pourcentage raisonnable de ces dépenses. En règle générale, on conseille de déterminer la superficie de votre espace dédié au travail dans la maison.
Par exemple, si votre bureau et l’endroit où vous entreposez des marchandises représentent 20% de votre domicile, vous pouvez alors déclarer 20% des factures liées : électricité, entretien et réparations, mais également 20% du loyer, ou même de l’emprunt hypothécaire ou des impôts fonciers si vous êtes propriétaires.
Pour étudier plus en détail les dépenses liées au domicile dans le cadre d’une entreprise individuelle, vous pouvez consultez cette page de Revenu Québec.
Biens amortissables et DPA
Pour certaines grosses dépenses liées à l’entreprises, en achetant par exemple un nouvel ordinateur, un camion ou encore une machine d’usine, les travailleurs autonomes peuvent bénéficier de la DPA : la déduction pour amortissement.
C’est une déduction qu’un entrepreneur peut demander et déclarer sur plusieurs années sur un bien amortissable utilisé dans le cadre de l’entreprise, c’est-à-dire un bien qui se détériore au fil des années, et sur lequel on peut calculer une valeur de dépréciation.
L’Agence du Revenu du Canada définit plusieurs catégories et règles de DPA, où on retrouve notamment de biens immobiliers, des outils et instruments, des véhicules ou encore du mobilier, qui peuvent ainsi être déductibles chaque année selon certaines conditions.
Pour en savoir plus sur le DPA, consultez cette page du site de l’ARC.
La question automobile : Si les frais d’essences pour un transport lié au travail sont facilement déductibles, les frais liés directement à un véhicule comme l’achat, l’assurance, les réparations et l’entretien deviennent plus compliqués et nuancés lorsqu’on vient à les considérer comme dépenses admissibles ou non. Pour approfondir cette question vous pouvez consulter notre article sur le sujet ici.
Dépenses non admissibles ?
Pour finir, il est important de rappeler aussi certaines dépenses qui sont non admissibles.
Selon Revenu Québec, les mises de fonds, les dépenses ou pertes en capital, les dépenses engagées avant le début de l’exploitation de l'entreprise, ou encore les provisions, appelées aussi comptes de prévoyance ou caisses d’amortissements, ne sont pas déductibles d’impôt.
Impôts : ne pas déduire trop? Si on est souvent tenté de déclarer le plus de dépenses admissibles possibles pour réduire au maximum sont montant net imposable, et payer moins d’impôts, il ne faut pas négliger certaines cotisations précieuses pour les travailleurs autonomes, comme les cotisations au RRQ ou RQAP, ou encore cumuler des droits de cotisations à des REER. Dans le cadre d’une stratégie d’épargne à long terme, il pourrait être utile de veiller à garder des taux de cotisations plus élevés.
Liens utiles pour les dépenses admissibles des travailleurs autonomes :
- Télécharger le guide des revenus d’entreprise de Revenu Québec.
- Consulter la liste des dépenses d’entreprises détaillées par l’Agence Du Revenu du Canada.
- Lire le détail des dépenses liées à l’utilisation du domicile selon Revenu Québec.
