C’est une partie intégrante de la réalité professionnelle du travail autonome, et de tout travailleur indépendant : faire des soumissions à des clients potentiels, intéressés pour engager vos services.
Et c’est une étape cruciale, car bien avant la facturation à la fin d’un contrat, il faut décrocher ce contrat en faisant approuver une soumission qui détaille les prestations et fixe un tarif, avec d’autres éléments à inclure.
Alors pourquoi et comment faire une soumission? Comment la rédiger? Quels éléments inclure? Quels détails donner? Quelles erreurs à éviter? Comment se démarquer et faire approuver sa soumission? Comment bien paraitre et présenter ?
Essayons de répondre à ces questions concernant la plupart des travailleurs autonomes québécois et canadiens, qui représentent aujourd’hui près de 15% de la population active.
C’est quoi une soumission ?
Il convient d’abord de rappeler exactement ce que veut dire une soumission dans le jargon des entreprises.
Selon le dictionnaire Larousse, une soumission est « un écrit par lequel un entrepreneur s'engage à se soumettre aux clauses du cahier des charges d'une adjudication, moyennant le prix qu'il propose. »
Autrement dit, c’est un document que le travailleur autonome va rédiger pour répondre à une offre et proposer officiellement ses services à une entreprise, en détaillant notamment les services offerts, les moyens, les échéanciers et surtout le prix.
C’est une entente entre les deux partis pour se mettre d’accord sur le montant et le cahier des charges d’un contrat.
C’est en quelques sorte un devis détaillé qui servira d’approbation finale ou non à la conclusion d’un contrat entre le travailleur autonome et son client, pour confirmer ou non le début d’un contrat.
Dans certains cas, la soumission est une proposition écrite plus élaborée qu’un simple devis fixant un prix.
La soumission peut faire le sujet de négociations par rapport au prix ou autres détails, et être éventuellement ajustée, car son but est de définir de manière détaillée l’exécution du contrat et son prix fixe.
Pourquoi faire une soumission ?
C’est la réalité d’être son propre patron et gérer une petite entreprise : démarcher des nouveaux clients potentiels et répondre à des appels d’offres pour aller chercher des contrats.
Après une première prise de contact avec le client, la soumission sera un premier contact officiel écrit avec l’entreprise, et il est donc important de faire bonne impression, car c’est l’occasion de se présenter rapidement et de montrer qui on est à travers ce document, mais surtout de gagner la confiance du client démarché, pour faire valider sa soumission.
Si l’entreprise sollicitée refuse la soumission, le travailleur autonome perdra le mandat qu’il convoite.
C’est pourquoi il est essentiel de faire une bonne soumission pour décrocher le contrat de travail, en offrant des services répondant au mieux aux besoins du client, mais aussi en proposant un bon prix, ce qui ne veut pas dire un prix plus bas, comme nous l’évoquerons plus tard.
Même si dans certains domaines et situations il est courant d’avoir seulement un contrat ou une entente verbale, ou après quelques échanges de messages, il est toujours préférable de faire une soumission ou un devis, même pour un petit contrat ou une pige, notamment pour définir clairement les termes et le prix du mandat, et aussi se protéger.
Car la soumission est l’étape finale qui scelle officiellement le contrat de travail avec le client, en définissant clairement les tâches, le mandat de travail, et le prix de la prestation.
Aux yeux de la loi, elle est essentielle pour prouver et officialiser l’entente entre un client et le fournisseur, un contrat de travail entre les deux partis.
En cas de conflit ou malentendu, c’est un document qui pourra rappeler exactement les termes du contrat tels qu’ils ont été définis et approuvés à une date précise.
Comment faire une soumission ?
Pour rédiger une soumission, il faut déjà prendre en compte des éléments de base qui sont obligatoires et mentions essentielles. Il faut en effet inclure :
- Le nom du travailleur autonome ou son nom d’entreprise et ses coordonnées: il est important de s’identifier, pourquoi pas en incluant un logo et le numéro d’entreprise le cas échéant, sans oublier le numéro de téléphone pour que le client puisse vous joindre immédiatement en cas de question par exemple.
- Le nom de la compagnie soumissionnée et ses coordonnées: il faut inclure le client ou l’entreprise dans la soumission et ses coordonnées. Pourquoi pas, selon le cas, inclure également son logo pour montrer que vous vous intéressez à l’entreprise.
- La date et le numéro de la soumission, devis ou proposition commerciale : simple formalité pour dater dans le temps l’émission du devis ou soumission ainsi que le numéro, principalement pour votre suivi administratif.
- La description des prestations du mandat: une partie importante puisqu’elle détaillera un peu plus de quoi il est question dans le contrat de travail et le détail de vos services. Une description détaillée peut servir à justifier le prix par exemple, en affichant le coût unitaire de plusieurs étapes ou articles.
- Le prix détaillé: frais divers (frais de déplacement, frais de dossier, etc.), charges, taxes TPS et TVQ, montant hors-taxes, avec taxes, etc. Il est important de bien expliquer le prix clairement pour qu’il soit compréhensible par l’entreprise soumissionnée, et plus facilement approuvé.
- Les conditions d’exécution du mandat: préciser les délais, la date d’expiration du devis, les conditions après-vente, les conditions annulation, de modification si une mise à jour est nécessaire en cours de route, les modalités de paiement, ou toute information pertinente pour définir clairement les conditions d’exécution du mandat.
Il existe plusieurs modèles de soumissions et devis en ligne, certains sites et blogues en proposent gratuits ou payants, et certains logiciels de facturation offrent aussi des modèles de devis comme Momenteo ou Kiwii. Cependant il est aussi facile d'en faire un soi-même, selon la complexité ou non des éléments à détailler.
Cependant il est aussi facile d’en faire un soi-même, selon la complexité ou non des éléments à détailler.
Pour la partie devis, vous pouvez aussi simplement prendre un modèle de facture existant pour le reformater et l’adapter à une soumission en quelques clics, car un devis et une facture sont en général similaires, dans la forme.
Comment faire une bonne soumission ?
Mais ce n’est pas tout de remplir les cases d’un devis et proposer un bon prix. Rédiger une bonne soumission, c’est aussi attirer l’attention du client en se vendant, en lui montrant qu’on a bien compris ses besoins, en lui expliquant pourquoi nos services sont les meilleurs qu’il pourra choisir, et les moyens et solutions qu’on lui propose.
Il est ainsi conseillé de prendre le temps de rédiger une proposition détaillée qui va plus loin que le simple devis, en développant plusieurs points clés pour mettre toutes les chances de son côté, justifier le prix que l’on demande, et réussir à décrocher le contrat.
Comprendre les besoins du client : Une soumission sera plus facilement acceptée si le client voit clairement que sa demande a été étudiée et que vous avez bien compris les besoins de son entreprise dans ce contrat qui nécessite vos services.
Un bon truc? Les mots clefs : n’hésitez pas à reprendre les mots et termes utilisés par le client dans sa demande ou dans vos échanges, pour les intégrer dans votre soumission et prouver que vous êtes à l’écoute et avez compris les enjeux.
Expliquer les solutions proposées : Il peut être pertinent de développer et détailler les solutions et actions que vous proposez dans vos services pour répondre à la demande du client.
Ça peut être l’élaboration d’une stratégie de communication, d’un plan de marketing, ou encore le plan détaillé de conception et fabrication d’un produit.
Sans en donner trop, plus le client voit clairement comment vous allez concrètement réaliser le mandat et les moyens que vous allez mettre en place, plus il sera en confiance pour vous accorder ce mandat.
Se démarquer de la concurrence : C’est aussi la réalité des travailleurs autonomes : la concurrence du marché! Il faut donc essayer de se démarquer dans la soumission, en montrant comment on peut aller plus loin ou comment nos capacités permettront de répondre parfaitement à la demande du client.
Pourquoi pas, encore une fois sans en donner trop, donner quelques idées que vous avez déjà, ou quelques moyens auxquels vous avez pensé pour réaliser le mandat.
Ou encore comparer avec un mandat « classique » qui se fait sur le marché, et expliquer votre plus-value.
On peut aussi mettre en valeur certaines compétences et accomplissements spécifiques qui sont pertinents avec le contrat, ou encore se servir de témoignages ou testimoniaux écrits par d’autres clients similaires qui ont apprécié vos services.
Ne pas en donner trop : C’est une savante et délicate balance à trouver lorsqu’on commence à détailler une soumission et faire des propositions concrètes. Il faut en donner un peu pour donner envie au client de vous choisir et travailler avec vous, mais il ne faut pas non plus dévoiler tous ses secrets ou intentions, et garder assez de « mystère » pour garder l’attention.
Présentation générale : cela va de soi, mais une présentation soignée d’une soumission sera aussi un atout, surtout dans certains contextes comme des prestations d’infographie, communication ou marketing.
Il est toujours mieux de soigner son orthographe, son français, et de trouver une mise en page agréable et harmonieuse, en incluant des logos si besoin.
L’importance du prix proposé
On va se le dire, c’est un des points critiques et majeurs de la soumission : se mettre d’accord sur le prix. Et lorsqu’on est un jeune travailleur autonome ou en début de carrière, c’est souvent un point stressant car on veut évidemment tout faire pour décrocher le contrat de travail, et s’assurer un revenu.
Cependant, beaucoup de pigistes débutants font souvent l’erreur de proposer des prix concurrentiels en baissant leur prix et leur taux horaire, ce qui n’est pas forcément la meilleure chose à faire.
Du point de vue de l’entreprise, un prix trop bas pourrait être vu comme un manque de qualité.
Il ne faut donc pas hésiter à faire valoir sa plus-value et ses atouts à travers la soumission pour justifier un certain prix.
Une balance délicate pour évaluer un prix décent qui sera approuvé par l’entreprise ou le client qui reçoit la soumission.
Car il faut aussi penser plus loin et à vous : si vous habituez vos clients à des prix bas, il sera difficile de les monter après, mais surtout difficile pour vous d’optimiser la rentabilité de votre entreprise et votre bien être de travailleur autonome en baissant votre taux horaire.
Pour en savoir plus sur comment déterminer un prix de facturation et un taux horaire, vous pouvez consulter notre article sur le sujet ici, et savoir combien et comment facturer.
